Checklists · Departamento Pessoal
Checklists de Departamento Pessoal
111 roteiros de departamento pessoal para o escritório: as etapas na ordem, cada passo explicado e a base legal.
Os 111 checklists de Departamento Pessoal
- Admissão de Empregado CLTRoteiro da contratação de empregado pela CLT, do acerto das condições com o cliente ao dossiê arquivado: exame admissional, dados e documentos, contrato, envio ao eSocial no prazo, anotação na Carteira de Trabalho Digital, benefícios e integração.
- Admissão de Jovem AprendizContratação de aprendiz pela CLT e pelo Decreto 9.579/2018: cálculo da cota do estabelecimento, programa em entidade qualificada, contrato especial por escrito, salário-hora, jornada limitada, FGTS de 2%, envio ao eSocial e acompanhamento até o fim do contrato.
- Admissão de EstagiárioContratação de estagiário pela Lei 11.788/2008 sem risco de vínculo de emprego: requisitos do curso, termo de compromisso com a instituição de ensino, supervisor, jornada, bolsa, auxílio-transporte, seguro, cadastro obrigatório no eSocial (S-2300) e acompanhamento até o termo de realização.
- Admissão de Trabalhador IntermitenteContratação e rotina do contrato intermitente (CLT, art. 452-A): quando usar, contrato escrito com valor-hora, admissão no eSocial na categoria 111, convocação e resposta, pagamento ao fim de cada período com férias, 13º e repouso, encargos pelo mês e férias anuais.
- Admissão de Empregado DomésticoContratação de empregado doméstico pela LC 150/2015: confirmar o vínculo, cadastrar o empregador no eSocial doméstico, contrato e jornada com registro de horário, admissão até o dia anterior ao início, custo mensal de 20% e DAE, com as proibições de desconto próprias do doméstico.
- Admissão de Pessoa com Deficiência (PcD)Contratação de pessoa com deficiência ou reabilitada pelo INSS: cálculo da reserva legal da empresa (Lei 8.213/1991, art. 93), laudo caracterizador, seleção e exame sem discriminação, adaptação razoável, informações de deficiência no eSocial e controle para não dispensar sem reposição.
- Contrato de ExperiênciaDo contrato à decisão final: prazos de até 90 dias com uma única prorrogação, registro no eSocial, controle dos vencimentos e o encerramento certo em cada hipótese (término no prazo, rescisão antecipada pela empresa ou pelo empregado), sem deixar o contrato virar indeterminado por descuido.
- Admissão de Diretor/DirigenteEnquadrar e registrar quem assume a diretoria: diretor não empregado (contribuinte individual, S-2300 nas categorias 721 ou 722), empregado eleito diretor (contrato suspenso) ou diretor que continua subordinado (empregado, S-2200). Inclui remuneração mensal, FGTS opcional, fim do mandato e o empregado eleito dirigente sindical.
- Processamento da Folha de Pagamento MensalCiclo mensal da folha de empregados e pró-labore: receber as ocorrências, calcular proventos, descontos e encargos, conferir, transmitir o eSocial, recolher FGTS, INSS e IRRF pela DCTFWeb, pagar os salários e entregar os recibos dentro dos prazos.
- Adiantamento Salarial (Primeira Quinzena)Pagar o adiantamento do salário no meio do mês pela regra da convenção ou da empresa: quem recebe, quanto, o IRRF quando o restante só é pago no mês seguinte, o registro no eSocial em demonstrativo próprio e o desconto na folha mensal.
- Cálculo de Pró-LaborePró-labore dos sócios que trabalham na empresa, do valor aprovado ao recolhimento: cadastro no eSocial, INSS de 11% do sócio até o teto, contribuição patronal de 20% conforme o regime (e o Anexo IV do Simples), IRRF com a redução de 2026, efeito no Fator R e separação da distribuição de lucros.
- Folha de Pagamento de ComissionadosFolha de quem recebe comissão, só comissão ou fixo mais comissão: quando a comissão é devida, estornos permitidos, garantia do salário mínimo, DSR sobre comissões, horas extras do comissionista, encargos, médias para férias e 13º e o demonstrativo ao empregado.
- Cálculo de Horas ExtrasDa marcação do ponto ao contracheque: quem tem direito, o que vai para compensação ou banco de horas, limite diário, valor da hora com as parcelas salariais, adicional da lei ou da convenção, domingos e feriados em dobro, hora extra noturna, DSR e reflexos em férias, 13º, aviso prévio e FGTS.
- Cálculo de Adicional NoturnoRoteiro para apurar e pagar o trabalho noturno do empregado urbano, rural e doméstico: horário noturno, hora reduzida, adicional mínimo, jornada mista e prorrogação, hora extra noturna, reflexos e lançamento na folha e no eSocial.
- Cálculo de Adicional de InsalubridadeRoteiro para pagar a insalubridade com segurança: laudo técnico e enquadramento na NR-15, efeito do EPI, base de cálculo, grau, vedação de acumular com a periculosidade, reflexos, rubrica no eSocial e o evento de agentes nocivos.
- Cálculo de Adicional de PericulosidadeRoteiro para pagar a periculosidade de 30%: laudo técnico, enquadramento nos anexos da NR-16 (inclusive o novo anexo de motocicleta), exposição permanente ou intermitente, base no salário básico, opção pela insalubridade, reflexos e rubrica no eSocial.
- Cálculo de DSR (Descanso Semanal Remunerado)Roteiro mensal do descanso semanal remunerado: conferir a escala e o repouso, contar domingos e feriados, saber quando o DSR já está no salário, calcular o reflexo das verbas variáveis, pagar o domingo trabalhado e lançar a rubrica certa no eSocial.
- Cálculo de Descontos por Faltas e AtrasosRoteiro para descontar faltas, atrasos e saídas antecipadas sem erro: tolerância do ponto, faltas que a lei abona, atestado médico, valor do dia e da hora, perda do DSR e do feriado da semana, efeitos em férias e 13º e lançamento no eSocial.
- Programação de FériasRoteiro para planejar as férias da carteira sem pagar dobra: controle dos períodos aquisitivo e concessivo, dias de direito pelas faltas, escolha da época, fracionamento, dia de início permitido, abono pecuniário, adiantamento do 13º, aviso com 30 dias, eSocial e pagamento.
- Cálculo de FériasCálculo das férias individuais de empregado CLT: dias de direito, remuneração com médias, terço constitucional, INSS e IRRF em separado, recibo, pagamento até 2 dias antes do início e informação no eSocial e no FGTS Digital.
- Abono Pecuniário de Férias (Venda de Férias)Conversão de até 1/3 das férias em dinheiro: conferir o pedido e o prazo, calcular os dias e o valor com o terço, tratar o abono sem INSS, FGTS e IRRF, pagar junto com as férias e informar no eSocial com a natureza certa.
- Férias ColetivasFérias coletivas para toda a empresa, um estabelecimento ou um setor: definir os períodos, comunicar o Ministério do Trabalho, o sindicato e os empregados com 15 dias de antecedência, tratar quem tem menos de 12 meses, calcular, pagar e informar no eSocial.
- Cálculo da 1ª Parcela do 13º SalárioAdiantamento do 13º salário: metade do salário do mês anterior, paga entre fevereiro e 30 de novembro (ou nas férias, se pedida em janeiro), com os casos de admitido no ano, variáveis e afastados, sem INSS e IRRF, com FGTS no mês do pagamento e informação no eSocial.
- Cálculo da 2ª Parcela do 13º SalárioQuitação do 13º salário em dezembro: valor integral pelos avos e pela remuneração de dezembro com médias, INSS e IRRF em separado sobre o total, desconto do adiantamento, pagamento até 20/12, folha anual no eSocial, DCTFWeb anual, DARF, FGTS e o ajuste das variáveis até 10 de janeiro.
- 13º Salário Proporcional na Rescisão13º salário no desligamento: quando é devido em cada tipo de rescisão, avos do ano com a projeção do aviso prévio indenizado, remuneração do mês da rescisão, compensação do adiantamento, INSS e IRRF em separado, FGTS e informação no TRCT e no S-2299.
- Rescisão por Pedido de DemissãoRoteiro do desligamento por iniciativa do empregado: formalizar o pedido, decidir o aviso prévio de 30 dias, calcular saldo, férias e 13º, descontar INSS e IRRF, pagar em até 10 dias, informar o S-2299 e recolher o FGTS na guia mensal, sem multa, saque nem seguro-desemprego.
- Rescisão por Demissão Sem Justa CausaRoteiro da dispensa por iniciativa do empregador: conferir garantias, dar o aviso prévio proporcional (trabalhado, indenizado ou misto), calcular as verbas com a projeção do aviso, recolher o FGTS rescisório e a multa de 40% no FGTS Digital, pagar em até 10 dias, informar o S-2299 e entregar o seguro-desemprego.
- Rescisão por Demissão com Justa CausaRoteiro da dispensa por falta grave do empregado: enquadrar o fato no art. 482 da CLT, reunir a prova, aplicar a pena com imediatidade e proporcionalidade, comunicar por escrito, pagar só saldo de salário e férias vencidas em até 10 dias, informar o S-2299 com o motivo 01 e recolher o FGTS na guia mensal.
- Rescisão por Término de Contrato por Prazo DeterminadoRoteiro do fim normal de contrato de experiência ou por prazo determinado: confirmar a validade e a data do termo, decidir antes se o contrato continua, calcular saldo, 13º e férias proporcionais, recolher o FGTS rescisório em 10 dias (com saque e sem multa), pagar, informar o S-2299 com o motivo 06 e separar o caso de término antecipado.
- Rescisão por Acordo (Art. 484-A da CLT)Roteiro da extinção do contrato por acordo entre empregado e empregador: formalizar a vontade das duas partes, pagar pela metade só o aviso indenizado e a multa do FGTS (20%), as demais verbas por inteiro, recolher a guia rescisória em 10 dias, informar o S-2299 com o motivo 33 e orientar o saque de até 80% do FGTS, sem seguro-desemprego.
- Desligamento de empregado aposentado (a aposentadoria não extingue o contrato)Roteiro para quando o empregado se aposenta: registrar a aposentadoria sem rescindir o contrato, tratar à parte a aposentadoria especial, a por incapacidade permanente e a compulsória e, se houver desligamento depois, aplicar a modalidade real (pedido de demissão ou dispensa), com a multa de 40% sobre os depósitos de todo o contrato.
- Cadastro Inicial do Empregador no eSocial (S-1000 e tabelas)Primeiro cadastro da empresa no eSocial: informações do empregador (S-1000), estabelecimentos (S-1005), lotações (S-1020), rubricas (S-1010) e processos (S-1070), com a classificação tributária certa e as tabelas prontas antes da primeira admissão ou do primeiro pró-labore.
- Transmissão de Admissão no eSocial (S-2190 e S-2200)Como informar a admissão do empregado no eSocial dentro do prazo: tabelas prontas, CPF conferido, matrícula, categoria, contrato, jornada e deficiência, com o registro preliminar (S-2190) quando faltar documento e a correção certa quando algo sair errado.
- Transmissão de Desligamento no eSocial (S-2299)Como informar o desligamento no eSocial em até 10 dias: motivo da Tabela 19, datas do aviso, verbas rescisórias em demonstrativos, pensão e consignado, pagamento no S-1210, guia do FGTS Digital e a correção certa, sem rescisão complementar.
- Eventos Periódicos do eSocial: Remuneração (S-1200) e Pagamentos (S-1210)Envio mensal da folha ao eSocial: um S-1200 por trabalhador na competência, com os demonstrativos por data de pagamento, e um S-1210 por beneficiário no mês em que o dinheiro saiu, conferindo os totalizadores de INSS, FGTS e IRRF antes do fechamento.
- Correção de eventos no eSocial: retificação, exclusão (S-3000) e reabertura (S-1298)Roteiro para corrigir informação já enviada ao eSocial sem piorar o problema: separar mudança real de erro, retificar preservando o prazo original, reabrir a competência fechada, excluir só quando o campo errado é chave e fechar de novo conferindo DCTFWeb e FGTS.
- Fechamento da Folha no eSocial (S-1299)Encerramento mensal (e anual, do 13º) dos eventos periódicos no eSocial: conferir se tudo foi enviado, responder o questionário do S-1299, tratar advertências, conferir os totalizadores e a DCTFWeb e reabrir com o S-1298 quando for preciso corrigir.
- Apuração e Recolhimento do INSS da FolhaRoteiro mensal para apurar as contribuições previdenciárias da folha (segurados, patronal, RAT ajustado pelo FAP e terceiros), conforme o regime da empresa, conferir no eSocial e pagar pelo DARF da DCTFWeb até o dia 20.
- FGTS Digital: Conferência e Recolhimento Mensal e RescisórioRoteiro para conferir o FGTS apurado a partir do eSocial, emitir a guia do FGTS Digital (GFD) por Pix, pagar no prazo o mensal (dia 20) e o rescisório (10 dias do desligamento) e manter a regularidade do empregador.
- IRRF da Folha de PagamentoRoteiro para calcular, reter, informar e recolher o imposto de renda na fonte sobre salários, pró-labore, férias, 13º e PLR, com a tabela progressiva, as deduções e a redução da Lei 15.270/2025, pelo eSocial e pela DCTFWeb.
- RAT e FAP: Enquadramento, Consulta, Contestação e Aplicação na FolhaRoteiro para enquadrar o RAT de cada estabelecimento pela atividade preponderante, consultar e contestar o FAP do ano, aplicar o RAT ajustado e o adicional de aposentadoria especial no eSocial e acompanhar os acidentes que movem o FAP.
- Conferência Previdenciária da Folha na DCTFWeb (Deduções, Retenções, Compensações e Créditos)Roteiro do departamento pessoal para conferir, antes de transmitir, os débitos previdenciários e de IRRF que a folha leva à DCTFWeb e tudo o que os reduz: salário-família, salário-maternidade, retenção de 11% sofrida, processos, compensações e pagamentos já feitos.
- PGR do Cliente: Exigência, Contratação, Conferência e Reflexos no eSocialRoteiro de controle do escritório sobre o Programa de Gerenciamento de Riscos (NR-01) de cada cliente com empregados: saber se é exigido ou dispensado, contratar quem elabora, conferir o que foi entregue (inclusive riscos psicossociais) e levar os reflexos ao PCMSO, ao eSocial e à folha.
- PCMSO do Cliente: Exigência, Médico Responsável, Conferência e Reflexos no eSocialRoteiro de controle do escritório sobre o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR-07) de cada cliente com empregados: saber se é exigido ou dispensado, garantir o médico responsável, conferir o programa entregue e levar os exames, o S-2220 e o relatório analítico à rotina de pessoal.
- ASO: Admissional, Periódico, Retorno, Mudança de Risco e DemissionalControle dos exames ocupacionais e do Atestado de Saúde Ocupacional de cada empregado: quando fazer cada exame, o que conferir no ASO, o que fazer com um inapto, o envio do S-2220 e a guarda.
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) pelo S-2210Roteiro para comunicar acidente típico, de trajeto ou doença do trabalho pelo eSocial no prazo legal, entregar as cópias, tratar o afastamento, a estabilidade e o FGTS, e fazer reabertura, óbito e análise do acidente.
- PPP Eletrônico: LTCAT, Eventos de SST no eSocial e PPP em Papel dos Períodos até 2022Desde 01/01/2023 o Perfil Profissiográfico Previdenciário é gerado pelo eSocial para todos os empregados. Roteiro para manter o LTCAT e os eventos que formam o PPP eletrônico, recolher o adicional da aposentadoria especial, entregar o PPP em papel dos períodos anteriores e guardar os documentos.
- Adequação à NR-01: Fatores de Risco Psicossociais no Gerenciamento de RiscosRoteiro para o escritório orientar e acompanhar o cliente na inclusão dos fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho no GRO/PGR: situação da norma, preparação, identificação pela organização do trabalho, avaliação, plano de ação, reflexos no PCMSO e na rotina de pessoal, e registro.
- Alteração Cadastral e Contratual do Empregado (S-2205 e S-2206)Roteiro para registrar no eSocial as mudanças do empregado depois da admissão: dados pessoais e dependentes (S-2205) e salário, cargo, jornada, local, prazo e treinamentos (S-2206), com o aditivo, os prazos, o reajuste retroativo e a conferência na CTPS Digital.
- Entrega da rescisão: prazo de 10 dias, TRCT, FGTS, seguro-desemprego e assistência sindical quando a CCT exigirFechamento de qualquer desligamento depois das verbas calculadas: comunicar ao eSocial, pagar, entregar os documentos certos para o motivo, colher a quitação e arquivar, dentro dos 10 dias da CLT. A homologação no sindicato deixou de ser obrigatória em 2017; só a convenção coletiva pode exigir assistência.
- Controle de ponto: obrigação, sistema (REP-C, REP-A ou REP-P), intervalos e fechamento do espelhoImplantar e manter o registro de jornada que a CLT exige acima de 20 trabalhadores por estabelecimento: escolher e documentar o sistema de ponto conforme a Portaria MTP 671/2021, conferir intervalos e descansos, fechar o espelho do mês para a folha e guardar os arquivos para a fiscalização.
- Gestão do vale-transporte: declaração, cálculo do desconto de 6%, recarga, ausências e desligamentoConceder e controlar o vale-transporte de cada empregado do jeito que a Lei 7.418/1985 e o Decreto 10.854/2021 exigem: declaração do trajeto, quantidade de vales, desconto de até 6% do salário básico, recarga antecipada, ajuste por férias e faltas, lançamento no eSocial e acerto na saída.
- Gestão do vale-refeição e do vale-alimentação: convenção, PAT, desconto, eSocial e incentivo no IRPJConceder o auxílio-alimentação sem transformá-lo em salário: conferir a obrigação na convenção, decidir sobre o PAT (e fazer o recadastramento no Novo PAT), contratar a facilitadora dentro das regras da Lei 14.442/2022, descontar só o permitido, lançar no eSocial com a natureza certa e, no Lucro Real, aproveitar o incentivo.
- Gestão do plano de saúde dos empregados: adesão, desconto, eSocial, desligamento e reajusteAdministrar o plano de saúde coletivo empresarial do cliente: custeio por escrito, inclusão sem carência, dependentes, desconto em folha com as rubricas certas, informação da operadora no S-1210, comunicação do direito de manter o plano na saída e análise do reajuste anual.
- Afastamento por doença: 15 primeiros dias e auxílio por incapacidade temporária (INSS)Conduzir o afastamento por doença sem relação com o trabalho: validar e guardar o atestado, somar afastamentos pela mesma doença, pagar os 15 primeiros dias, enviar o S-2230 no prazo, encaminhar ao INSS, suspender a folha durante o benefício, ajustar 13º e férias e organizar o retorno. Acidente e doença do trabalho têm checklist próprio.
- Licença-maternidade e salário-maternidadeDa confirmação da gravidez ao fim da estabilidade: garantia de emprego, início e duração da licença, quem paga o salário-maternidade, folha, eSocial, dedução na DCTFWeb, 13º, prorrogação da Empresa Cidadã, amamentação e creche.
- Salário-família: direito, documentos, folha e deduçãoQuem tem direito ao salário-família, que documentos exigir e quando renová-los, como calcular a cota a cada mês, pagar na folha, informar no eSocial, deduzir na DCTFWeb e encerrar o benefício no momento certo.
- Transferência de empregado entre estabelecimentos ou empresas do grupoRoteiro para transferir um empregado de estabelecimento, de cidade ou para outra empresa do mesmo grupo econômico sem quebrar o contrato: licitude e anuência, adicional de 25% e ajuda de custo, eventos certos no eSocial (S-2206 ou S-2299 + S-2200), FGTS e norma coletiva do novo local.
- Reintegração de empregado (S-2298)Como cumprir uma ordem de reintegração, judicial ou administrativa, ou desfazer uma dispensa por iniciativa da empresa: ler a decisão, marcar o retorno, enviar o S-2298 com as datas certas, pagar os salários do afastamento no evento correto, tratar as verbas rescisórias já pagas e o FGTS.
- Banco de horas: acordo, controle, compensação e acerto na rescisãoRoteiro para implantar e manter um banco de horas que se sustenta numa fiscalização ou ação trabalhista: instrumento certo para o prazo de compensação, limites de jornada, controle de ponto com saldo visível ao empregado, pagamento do saldo vencido e acerto na rescisão.
- Jornada 12x36, escalas de revezamento e compensação de feriadosComo implantar e processar a escala 12x36 e as escalas de revezamento sem gerar passivo: instrumento que autoriza, intervalos, adicional noturno, feriados e repouso semanal, trabalho aos domingos e feriados no comércio, troca e compensação de feriados e o que vai para a folha.
- Pensão alimentícia em folha de pagamentoComo cumprir o ofício judicial de desconto de pensão alimentícia: ler a ordem, cadastrar o alimentando, calcular pela base que o juiz definiu, depositar na conta indicada, deduzir no IRRF, informar no eSocial e tratar férias, 13º, rescisão e FGTS.
- Crédito do Trabalhador: consignado em folha pelo eSocial e FGTS DigitalRotina mensal do empregador com empregados que contrataram o consignado do Crédito do Trabalhador: aviso no DET, consulta ao Portal Emprega Brasil, desconto limitado a 35% da remuneração disponível, rubrica 9253 no eSocial, guia do FGTS Digital até o dia 20 e desconto da garantia na rescisão.
- Seguro-desemprego: requerimento e procuração no Empregador WebO que o empregador faz para o empregado dispensado conseguir o seguro-desemprego: conferir se a modalidade dá direito, ter acesso ao Empregador Web por procuração, enviar o desligamento correto no eSocial, transmitir o requerimento, entregar o formulário com a rescisão e orientar o prazo do pedido.
- Rescisão complementar: diferenças pagas depois do desligamentoComo pagar e declarar diferenças de verbas rescisórias depois da rescisão (convenção coletiva retroativa, sentença normativa, verba esquecida ou calculada errado): separar erro de verba devida depois, informar no evento certo do eSocial, recolher FGTS, multa complementar, INSS e IRRF e documentar a quitação.
- Processo trabalhista no eSocial (S-2500 e S-2501)Como informar no eSocial a condenação ou o acordo de processo trabalhista e de conciliação prévia: ler a decisão, classificar o vínculo, enviar o S-2500 com as bases de INSS e FGTS, enviar o S-2501 com os tributos de cada pagamento, recolher pela DCTFWeb e pelo FGTS Digital e comprovar no processo.
- CIPA: dimensionamento, eleição e representante nomeado (NR-5)Como o DP decide se o estabelecimento precisa de CIPA ou de representante nomeado da NR-5, conduz a eleição nos prazos, dá posse e treinamento, mantém reuniões e atas, cumpre as medidas contra assédio e controla a estabilidade dos eleitos.
- Afastamento por acidente de trabalho e estabilidade de 12 mesesDo dia do acidente ao fim da estabilidade: caracterizar o acidente do trabalho, emitir a CAT, pagar os 15 primeiros dias, informar o afastamento no eSocial, manter o FGTS, encaminhar ao INSS, receber o empregado de volta com exame de retorno e controlar a garantia de emprego de 12 meses.
- Licenças legais remuneradas: óbito, casamento, doação de sangue, serviço militar, eleitoral e outrasComo tratar as ausências que a lei manda pagar sem desconto (art. 473 da CLT, mesário, jurado, testemunha, serviço militar): conferir o motivo e o limite de dias, pedir o comprovante, lançar sem descontar salário, DSR nem férias, informar no eSocial quando couber e aplicar a convenção quando for melhor para o empregado.
- Licença-paternidade e prorrogação da Empresa CidadãDo aviso do empregado ao fim da garantia: quantos dias conceder (5 dias até 31/12/2026; salário-paternidade de 10 dias a partir de 2027, pela Lei nº 15.371/2026), a prorrogação de 15 dias da Empresa Cidadã, a folha, o eSocial, a dedução no Lucro Real e a estabilidade que passa a existir em 2027.
- Estabilidades provisórias: controle e efeitos na dispensaComo o DP identifica e controla quem tem garantia provisória de emprego (gestante, acidentado, cipeiro, dirigente sindical e as demais da lei e da convenção), confere a lista antes de qualquer desligamento e trata a dispensa feita no período: reintegração, indenização substitutiva, justa causa e inquérito.
- Férias vencidas e pagamento em dobroControle dos períodos aquisitivo e concessivo para nenhuma férias cair fora do prazo, programação do gozo, aviso e pagamento no tempo certo e, quando a dobra já aconteceu, o cálculo só dos dias fora do prazo, as incidências, o eSocial e a rescisão.
- Informe de rendimentos dos empregadosEmissão anual do comprovante de rendimentos pagos e de IRRF (IN RFB 2.060/2021) para empregados e demais pessoas físicas da folha: fechar o ano, conferir com o eSocial e a DCTFWeb, preencher cada quadro, entregar até o último dia útil de fevereiro e corrigir quando houver erro.
- MEI com empregado: contratação, folha no eSocial e DAERotina do MEI que tem ou vai ter o único empregado permitido: conferir o limite de salário, admitir no módulo simplificado do eSocial, fechar a folha, pagar o DAE com 3% de CPP, INSS do empregado e FGTS, tratar afastamentos, férias, 13º e desligamento, sem perder o enquadramento no Simei.
- Empregado doméstico: folha mensal e DAERotina mensal do empregador doméstico no eSocial: registrar os eventos do mês, apurar horas pelo registro de horário, lançar só os descontos permitidos, encerrar a folha, conferir e pagar o DAE até o dia 20, pagar o salário até o dia 7 e tratar férias, 13º e afastamentos com as regras próprias do doméstico.
- Empregado doméstico: fériasFérias do empregado doméstico no eSocial: conferir o período aquisitivo e os dias de direito, tratar o abono pedido no prazo, avisar com 30 dias, programar no módulo doméstico, pagar férias e 1/3 até 2 dias antes, refletir nas folhas dos meses de gozo e não deixar vencer o prazo concessivo.
- Empregado doméstico: 13º salário13º salário do empregado doméstico no eSocial: calcular os avos e as médias, pagar a 1ª parcela até 30/11 com o FGTS no DAE do mês, fechar a folha do 13º e a de dezembro, pagar a 2ª parcela até 20/12 e os dois DAE com vencimento em 20 de janeiro, e tratar diferenças de variáveis e pagamentos antecipados.
- Empregado doméstico: rescisãoDesligamento do empregado doméstico no eSocial: definir motivo e aviso prévio pela LC 150/2015, conferir garantias de emprego, registrar o desligamento, conferir verbas e descontos, pagar em 10 dias com o DAE rescisório do FGTS, fechar a folha do mês e orientar a indenização compensatória de 3,2% e o seguro-desemprego.
- Contribuinte individual e RPA: pagamento a autônomo pessoa físicaPagamento de empresa a autônomo pessoa física (contribuinte individual): confirmar que não há vínculo, colher dados e a declaração de outras fontes, reter INSS de 11% com teto, IRRF e ISS quando a lei municipal mandar, apurar a patronal de 20%, emitir o RPA, informar no eSocial e recolher pela DCTFWeb.
- Contratação de prestador PJ: avaliação do risco de vínculoRoteiro para o contador avaliar, antes e durante a contratação de pessoa jurídica prestadora de serviços, se a relação pode ser reconhecida como emprego (pejotização): objeto, quarentena de 18 meses, sinais de subordinação, pessoalidade e habitualidade, contrato, nota fiscal e retenções, passivo estimado e o Tema 1.389 do STF.
- Pagamentos a cooperativas de trabalho e a cooperadosTratamento previdenciário e das retenções nos dois lados: a empresa que contrata cooperativa de trabalho (sem os 15% suspensos, com IRRF de 1,5%, PIS e Cofins retidos e risco de intermediação) e a cooperativa que paga seus cooperados (INSS de 20% retido, patronal só em hipóteses próprias, IRRF e eSocial).
- Aplicação de convenção coletiva nova (reajuste, piso e diferenças retroativas)Roteiro para aplicar na folha a convenção ou o acordo coletivo que acabou de ser assinado: conferir o instrumento certo, ler as cláusulas econômicas, calcular o novo salário e as diferenças desde a data-base, informar no eSocial e recolher INSS, FGTS e IRRF sem multa.
- Contribuições sindical e assistencial: autorização, oposição, desconto e repasseComo tratar na folha cada contribuição cobrada pelo sindicato (sindical, assistencial ou negocial, confederativa e mensalidade): quando pode descontar, como controlar autorizações e oposições, como lançar no eSocial e como repassar no prazo. Desconto sem base é ilícito e vira devolução.
- Abono salarial PIS/Pasep: conferência das informações do eSocialDesde o ano-base 2023 o abono salarial é apurado só com os dados do eSocial. Este roteiro confere cadastro, rubricas e eventos para que nenhum empregado perca o benefício (ou receba indevidamente) por erro da folha, e mostra os prazos para corrigir e o que fazer quando o empregado reclama.
- EFD-Reinf R-4010: pagamentos a pessoas físicas fora da folha (aluguéis, lucros, JCP e outros)Roteiro mensal para identificar os pagamentos a pessoas físicas que não vão ao eSocial (aluguel pago ao sócio, lucros e dividendos, juros sobre capital próprio, prêmios, indenizações), calcular o IRRF, escriturar o R-4010, fechar a série R-4000, declarar na DCTFWeb e pagar o DARF.
- Trabalho temporário (Lei 6.019/1974): contratação pela empresa tomadoraRoteiro para o cliente que vai usar trabalhador temporário de agência: confirmar se a situação permite, conferir o registro da agência, fazer o contrato, controlar os prazos de 180 e 90 dias, garantir segurança e isonomia, reter os tributos da nota e fiscalizar a agência para não herdar a dívida trabalhista. Traz também o que muda quando o cliente é a própria agência.
- Teletrabalho: aditivo, controle de jornada, custos e eSocialRoteiro para colocar um empregado em teletrabalho (integral ou híbrido), ou trazê-lo de volta ao presencial, dentro dos arts. 75-A a 75-F da CLT: escolher a modalidade, formalizar o aditivo, definir jornada e comunicação, tratar equipamentos e reembolsos, cumprir as regras de saúde e segurança e informar no eSocial.
- Admissão de trabalhador estrangeiro (imigrante)Roteiro para contratar imigrante com carteira assinada: conferir se a situação migratória permite o trabalho, pedir a autorização de residência quando faltar, obter CPF e Carteira de Trabalho Digital, preencher o eSocial com os dados de imigrante e controlar o vencimento do documento.
- Participação nos lucros ou resultados (PLR)Roteiro para instituir e pagar PLR dentro da Lei 10.101/2000: negociar pelo instrumento certo, fixar regras claras antes do prazo, respeitar os dois pagamentos por ano, reter o IR exclusivo na fonte, informar no eSocial e guardar a prova. Fora da lei, a PLR vira salário, com INSS, FGTS e reflexos.
- Prêmios, gratificações, ajuda de custo e diárias: natureza e incidênciasComo classificar na folha os pagamentos além do salário: quando o prêmio fica fora do INSS e do FGTS, quando a gratificação integra o salário, o que a ajuda de custo e as diárias precisam ter para não virar remuneração e como cadastrar cada rubrica no eSocial. Classificação errada gera autuação, encargos atrasados e reflexos trabalhistas.
- Advertência e suspensão disciplinarComo apurar a falta, escolher a punição proporcional, formalizar a advertência ou a suspensão com a ciência do empregado, descontar os dias na folha com o reflexo no DSR, nas férias e no 13º, e guardar o histórico que sustenta uma eventual justa causa.
- Aviso prévio: trabalhado, indenizado, proporcional e redução de jornadaComo contar os dias do aviso prévio (30 mais 3 por ano completo, até 90), escolher entre trabalhado, indenizado ou misto, aplicar a redução de jornada, projetar o aviso indenizado no 13º e nas férias, tratar os imprevistos durante o aviso e informar as datas certas no S-2299.
- Rescisão indiretaO que o departamento pessoal do empregador faz quando o empregado alega falta grave da empresa (art. 483 da CLT): conferir a falta alegada, tratar a suspensão do contrato no eSocial, provisionar o risco e, com a decisão ou o acordo, pagar as verbas da dispensa sem justa causa e informar o desligamento com o motivo 17 e o processo.
- Rescisão por falecimento do empregadoEncerramento do contrato quando o empregado morre: data do óbito como desligamento, CAT se foi acidente de trabalho, verbas sem aviso nem multa, pagamento em quotas iguais aos dependentes habilitados no INSS (ou aos sucessores com alvará), eSocial com motivo 10 e pagamento na EFD-Reinf.
- Rescisão antecipada de contrato por prazo determinado (arts. 479 e 480 da CLT)Encerramento do contrato de experiência ou por prazo determinado antes da data prevista: quem tomou a iniciativa, cláusula assecuratória, indenização da metade do tempo restante (art. 479) ou dos prejuízos do empregador (art. 480), verbas, eSocial, FGTS e prazo de pagamento.
- Abandono de empregoComo tratar o empregado que deixa de comparecer sem justificativa: controle das faltas, convocação com prova de entrega, formalização da justa causa do art. 482, i, da CLT, verbas devidas, eSocial com motivo 01, FGTS e pagamento em 10 dias ou por consignação.
- Rescisão por falecimento do empregador (empresário individual ou doméstico)O que fazer com os empregados quando morre o empregador pessoa física (empresário individual, empregador com CAEPF ou empregador doméstico): quem responde pelo espólio, continuidade com os herdeiros ou transferência na família, opção do empregado de sair, encerramento sem continuação, verbas, FGTS e eSocial.
- Exame toxicológico de motoristas profissionais empregadosRotina do exame toxicológico do motorista empregado do transporte rodoviário de cargas ou de passageiros: antes da admissão, no periódico por sorteio randômico ao menos a cada 2 anos e 6 meses e no desligamento, com laboratório credenciado, sigilo do resultado, conduta no positivo e registro no eSocial (S-2221).
- Relatório de Transparência Salarial e de Critérios RemuneratóriosObrigação semestral das empresas com 100 ou mais empregados (Lei 14.611/2023): dados do eSocial corretos, questionário no Portal Emprega Brasil em fevereiro e agosto, publicação do relatório gerado pelo MTE em março e setembro, prova da publicação e plano de ação quando houver desigualdade.
- Auditoria trabalhista preventivaRoteiro para revisar o departamento pessoal de um cliente antes que a fiscalização ou uma reclamação trabalhista o faça: admissões, jornada, folha e encargos, férias, 13º, rescisões, saúde e segurança, cotas e comunicações oficiais, com relatório de riscos, estimativa do passivo e plano de correção.
- Fiscalização trabalhista: notificação, auto de infração e defesaO que fazer quando a Inspeção do Trabalho chega ao cliente: acompanhar o DET, atender notificações e pedidos de documentos no prazo, corrigir irregularidades, analisar o auto de infração, apresentar defesa e recurso no processo eletrônico e decidir entre recorrer ou pagar a multa com 50% de redução.
- Cotas de aprendizes e de pessoas com deficiênciaComo verificar se o cliente está obrigado, calcular a cota de aprendizes por estabelecimento e a de pessoas com deficiência e reabilitados pelo total da empresa, contratar e informar corretamente no eSocial, emitir as certidões de cumprimento e manter a cota ao longo do ano.
- Eventos de SST no eSocial (S-2210, S-2220 e S-2240)Rotina dos três eventos de saúde e segurança do trabalho: condições ambientais de todo empregado (S-2240), monitoramento da saúde pelos ASOs (S-2220) e comunicação de acidente de trabalho (S-2210). Eles substituem a CAT em papel e formam o PPP eletrônico, por isso precisam sair no prazo e bater com o PGR, o LTCAT e o PCMSO.
- Empresa sem empregados: eSocial e DCTFWeb sem movimentoComo declarar a ausência de movimento da empresa que não tem empregados, pró-labore, autônomos nem retenções: S-1299 sem movimento no eSocial, DCTFWeb sem movimento e o que dispensa as competências seguintes, sem confundir com a empresa que tem tributos no MIT ou retenções na EFD-Reinf.
- FGTS em atraso e parcelamento no FGTS DigitalComo levantar o FGTS em aberto no FGTS Digital, separar o que não pode ser parcelado (desligados com direito a saque), pagar em atraso com os acréscimos da lei, contratar e manter o parcelamento, tratar débitos anteriores a março de 2024 e os já inscritos em dívida ativa, e recuperar a regularidade do CRF.
- Conferência de folha processada por terceiros (auditoria de folha)Roteiro para revisar a folha que outro escritório, a empresa ou um sistema terceirizado processou: cadastros no eSocial, rubricas e incidências, cálculos por amostra, encargos, cruzamento com DCTFWeb e FGTS Digital, prazos e contabilização, terminando num relatório de achados com o valor de cada um e a correção.
- Estimativa do custo de um empregado para o clienteRoteiro para responder ao cliente quanto custa, de verdade, contratar um empregado: salário, encargos pelo regime tributário, FGTS, provisões de férias e 13º com os encargos, benefícios obrigatórios, custos de admissão e o risco da rescisão, apresentados por mês e por ano.
- Empregador rural pessoa física (CAEPF, safrista e contribuições)Roteiro para o produtor rural pessoa física que contrata empregados: CAEPF por propriedade, cadastro no eSocial pelo CPF, escolha entre contribuir sobre a comercialização ou sobre a folha, contratos rurais (indeterminado, safra e pequeno prazo), regras próprias do trabalho rural, folha mensal, DCTFWeb e FGTS Digital e o fim do contrato de safra.
- Obra de construção civil: CNO, eSocial e aferição (Sero)Roteiro da obra de construção civil de pessoa física ou jurídica, do início à averbação: quem é o responsável, inscrição no CNO em 30 dias, folha e notas vinculadas à obra no eSocial, retenção das empreiteiras, aferição no Sero, DCTFWeb Aferição de Obras, pagamento e certidão (CND) para averbar a construção no cartório.
- Empregado com mais de um vínculo (limite do INSS)Roteiro para descontar certo o INSS de quem trabalha para mais de uma fonte no mês (dois empregos, emprego e pró-labore, emprego e autônomo): declaração do trabalhador, ordem de desconto, faixas já tributadas, teto, informação de múltiplos vínculos no S-1200 e o que fazer quando o desconto passou do teto.
- Término de trabalhador sem vínculo (S-2399): estagiário, diretor não empregado, avulsoRoteiro para encerrar a relação com quem trabalha sem vínculo de emprego e foi cadastrado no S-2300: quando o S-2399 é obrigatório, a data e o motivo, o estágio (termo de realização, recesso e bolsa), o diretor não empregado com e sem FGTS, o sócio com pró-labore, o avulso e o último pagamento no eSocial.
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