Checklist · Departamento Pessoal
Conferência de folha processada por terceiros (auditoria de folha)
Roteiro para revisar a folha que outro escritório, a empresa ou um sistema terceirizado processou: cadastros no eSocial, rubricas e incidências, cálculos por amostra, encargos, cruzamento com DCTFWeb e FGTS Digital, prazos e contabilização, terminando num relatório de achados com o valor de cada um e a correção.
Quando usar: Na entrada de um cliente novo que traz a folha de outro prestador, antes de assumir a responsabilidade pela folha, a pedido do cliente ou periodicamente (por amostra) quando a folha é processada fora do escritório.
- 6 etapas
- 19 passos
- 19 com o passo a passo explicado
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- 1. Combinar o trabalho e reunir o material · 3 passos
- 2. Conferir os cadastros · 3 passos
- 3. Refazer os cálculos da amostra · 5 passos
- 4. Cruzar totais, guias e prazos · 3 passos
- 5. Conferir o que não aparece no valor · 2 passos
- 6. Relatar e corrigir · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Calculadora de INSS e IRRF
- Incidências por Verba
- DCTFWeb: Conferência de Totais
- Hora Extra, DSR e Adicional Noturno
- Modelos de Documentos
- Documentos Pendentes
- Reajuste da Convenção Coletiva
- Consulta CBO
- Insalubridade e Periculosidade
- Faltas, Atrasos e DSR
- INSS com Múltiplos Vínculos
- Calculadora de Férias
- Calculadora de 13º Salário
- Calculadora de Rescisão
- Médias de Verbas Variáveis
- Custo de Funcionário (CLT)
- Multas e Juros de Tributos em Atraso
- Contador de Prazos em Dias Úteis
- Cotas de Aprendizagem e PcD
- Variações do Balancete
- Conciliação Bancária
- Denúncia Espontânea x Multa de Ofício
- Prescrição e Decadência Tributária
- Protocolo de Entrega Digital
- Prazo de Guarda de Documentos
Guias para entender
- Folha de pagamento: visão geralO cálculo mensal de tudo o que a empresa paga e desconta de cada trabalhador, com os encargos, as declarações ao eSocial e as guias de INSS, IRRF e FGTS. Veja o ciclo do mês e os prazos.
- Incidência de INSS, FGTS e IRRF por verba da folhaTabela das verbas mais comuns da folha e da rescisão — salário, horas extras, férias, 13º, aviso prévio, prêmios, diárias, vale-transporte, PLR — com a incidência de INSS, FGTS e IRRF e o fundamento de cada uma.
- RubricaCada tipo de verba da folha (salário, hora extra, desconto de vale-transporte) cadastrado com código, natureza e incidências de INSS, FGTS e IRRF. No eSocial, as rubricas vão na tabela S-1010.
- INSS do empregado: cálculo progressivoComo a empresa calcula e desconta o INSS do empregado, do doméstico e do avulso: alíquotas progressivas de 7,5% a 14% por faixa, teto de R$ 8.475,55 em 2026, 13º à parte e recolhimento pelo DARF da DCTFWeb.
- IRRF na folha de pagamentoComo a empresa calcula, retém e recolhe o imposto de renda sobre salários, férias, 13º e rescisões: regime de caixa, deduções ou desconto simplificado, redução de 2026 até R$ 7.350,00, eSocial e DARF da DCTFWeb.
- DCTFWebDeclaração mensal, no e-CAC, que reúne os débitos federais vindos do eSocial, da EFD-Reinf e do MIT, confessa a dívida e emite o DARF. Prazo: último dia útil do mês seguinte.
- FGTS DigitalSistema do Ministério do Trabalho que apura o FGTS a partir do eSocial e emite a guia GFD, paga só por Pix. Substituiu SEFIP, GRF e GRRF a partir da competência março de 2024.
- RAT, FAP e GILRATContribuição da empresa sobre a folha para benefícios acidentários e aposentadoria especial: RAT de 1%, 2% ou 3% conforme o risco, multiplicado pelo FAP (0,5 a 2,0) do histórico de acidentes.
- FPASCódigo que enquadra a atividade do empregador para a contribuição previdenciária e define a quais terceiros (Sesi, Senai, Sesc, Senac, Sebrae, Incra, salário-educação) ele contribui e com que alíquota.
- CPP — Contribuição previdenciária patronalContribuição da empresa à Previdência Social, de 20% sobre a remuneração de empregados, avulsos e contribuintes individuais (pró-labore e autônomos), declarada na DCTFWeb a partir do eSocial.
- Contribuições a terceiros (Sistema S, salário-educação e Incra)Contribuições sobre a folha de empregados para o salário-educação, o Incra e o Sistema S (Sesi, Senai, Sesc, Senac, Sebrae e outros), em geral 5,8%, definidas pelo FPAS da empresa.
- PGR — Programa de Gerenciamento de RiscosPrograma exigido pela NR-1 que documenta o gerenciamento de riscos ocupacionais da empresa, com inventário de riscos e plano de ação. Substituiu o PPRA em 2022 e, desde maio de 2026, inclui os riscos psicossociais.
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