Modelos · Gestão do Escritório
Modelos de documentos de Gestão do Escritório
180 modelos prontos para o escritório contábil. Preencha os campos uma vez e o documento se monta, pronto para o cliente.
Os 180 modelos de Gestão do Escritório
- Carta com Papel Timbrado (Genérico)Carta formal em papel timbrado do escritório para clientes, fornecedores, bancos ou órgãos externos, com assunto, providência pedida, prazo, anexos e assinatura do responsável.
- Declaração GenéricaDeclaração formal de fato ou situação, feita por pessoa física, empresa ou pelo próprio escritório, com finalidade definida, documentos de apoio e ciência das penas por declaração falsa.
- Comunicado InternoComunicado formal à equipe do escritório sobre decisões, mudanças de procedimento ou avisos, com data de vigência, o que cada pessoa precisa fazer e lista de ciência assinada.
- Memorando InternoComunicação formal entre setores do escritório, com número, pedido ou informação, prazo de resposta e campo para recebimento e despacho do setor destinatário.
- OfícioCorrespondência formal do escritório dirigida a órgão público, conselho, sindicato ou instituição externa, com número, referência do processo, pedido, anexos e fecho adequado.
- Procuração Particular (Poderes Gerais de Administração e Especiais)Procuração por instrumento particular para colaborador ou terceiro representar pessoa física ou empresa em atos de administração, com poderes especiais marcados um a um, prazo e regra de substabelecimento.
- Declaração de ComparecimentoDeclaração do escritório que comprova a presença de cliente, colaborador ou visitante em reunião, atendimento ou evento, com data, horário e motivo, sem valer como atestado médico.
- Política de Privacidade (LGPD) do EscritórioPolítica institucional que explica como o escritório contábil trata dados pessoais de clientes, sócios, empregados dos clientes e fornecedores: finalidades, bases legais, compartilhamento, guarda, segurança, incidentes e direitos.
- Termo de Consentimento LGPD do Cliente (Finalidades Opcionais)Termo para colher o consentimento específico do cliente pessoa física, ou do sócio do cliente, apenas para usos opcionais dos dados, como divulgação, depoimentos e compartilhamento com parceiros, com opção de recusar e revogar.
- Aviso de Privacidade para ClientesAviso curto, para entregar no primeiro atendimento, que informa ao cliente quem trata seus dados, para quê, com quem são compartilhados, por quanto tempo são guardados e como exercer seus direitos.
- Política Interna de Uso de Sistemas e E-mail CorporativoNorma interna do escritório para uso de computadores, e-mail, mensageiros, sistemas, certificados digitais dos clientes, ferramentas de inteligência artificial e dispositivos pessoais, com monitoramento, incidentes, sanções e termo de ciência.
- Ata de Reunião InternaAta para registrar reuniões internas do escritório, presenciais ou por videoconferência, com participantes, pauta, deliberações numeradas, plano de ação com responsáveis e prazos, encerramento e assinaturas.
- Requerimento GenéricoRequerimento formal a órgão público, conselho, entidade ou à direção do escritório, com qualificação do requerente, fatos, fundamentos, pedidos numerados, documentos anexos e endereço para comunicações.
- Declaração de HipossuficiênciaDeclaração de pessoa física de que não pode pagar custas, taxas ou despesas sem prejuízo do próprio sustento e da família, para pedido de gratuidade da justiça ou de isenção, com ciência das penas por falsidade.
- Autorização GenéricaAutorização formal para que outra pessoa pratique um ato específico e delimitado em nome do autorizante, como retirar documentos ou acompanhar um atendimento, com prazo, limites e ciência do autorizado.
- Carta de RecomendaçãoCarta do escritório recomendando ex-colaborador, estagiário ou prestador de serviços a outra empresa ou instituição, com período, função, atividades, competências e contato para confirmação.
- Comunicado de Recesso/FeriadoComunicado a clientes e parceiros sobre recesso, feriado ou suspensão do atendimento, com período, plantão, prazos para envio de documentos, entrega de guias e canais para urgências.
- Termo de Responsabilidade GenéricoTermo em que uma pessoa ou empresa assume, perante outra, a responsabilidade por bem, equipamento, documento, informação ou tarefa, com obrigações, prazo de devolução, limites da responsabilidade, testemunhas e foro.
- Checklist de Onboarding de Novo ClienteRoteiro interno para registrar cada etapa da entrada de um cliente no escritório: proposta e contrato, cadastro de prevenção à lavagem de dinheiro, transição com o contador anterior, documentos, acessos e diagnóstico inicial.
- Distrato de Prestação de Serviços Contábeis (Termo de Encerramento)Distrato que encerra o contrato de serviços contábeis: fixa a última competência sob responsabilidade do escritório, quem entrega as obrigações pendentes, a devolução de documentos, a revogação de acessos e a quitação dos honorários.
- Carta de Retorno/Reativação de ClienteCarta que convida um ex-cliente a voltar ao escritório, apresentando o que mudou no atendimento e as condições de retorno, com nova proposta por escrito e prazo para resposta.
- Declaração de Relacionamento ComercialDeclaração emitida pelo escritório, a pedido e com autorização do cliente, confirmando que presta ou prestou serviços contábeis a ele, para apresentar a banco, fornecedor, locador ou órgão de licitação.
- Comunicado de Mudança de Endereço do EscritórioComunicado a clientes, fornecedores e parceiros sobre a mudança de endereço do escritório, com os dados novos, a data da mudança e o que cada destinatário precisa atualizar.
- Política de Segurança da InformaçãoPolítica interna de segurança da informação do escritório contábil: classificação, acessos, credenciais e certificados dos clientes, dispositivos, backup, descarte, fornecedores e resposta a incidentes com dados pessoais, com termo de ciência.
- Termo de Sigilo ProfissionalTermo de sigilo e confidencialidade assinado por empregados, estagiários e prestadores do escritório sobre as informações dos clientes e do escritório, com regras de uso de dados pessoais, credenciais, devolução e consequências.
- Carta de Boas Práticas ao ClienteCarta de orientação ao cliente novo sobre como trabalhar com o escritório: envio de documentos, canais, prazos, segurança, o que cabe a cada parte e a carta de responsabilidade da administração no fim do exercício.
- Declaração de Conferência de Cópias com os OriginaisDeclaração do escritório de que as cópias ou digitalizações relacionadas foram conferidas com os originais sob sua guarda. Não substitui a autenticação feita por tabelião de notas quando esta for exigida.
- Aviso de Cobrança de HonoráriosAviso formal ao cliente sobre honorários em aberto, com a relação das faturas, os encargos previstos no contrato, o prazo para regularizar, as formas de pagamento e as consequências contratuais, sem reter documentos do cliente.
- Comunicado de Atualização CadastralComunicado que pede aos clientes a revisão periódica dos dados cadastrais da empresa, dos sócios, administradores, procuradores e beneficiário final, exigida pelas normas de prevenção à lavagem de dinheiro, com formulário de resposta.
- Modelo de E-mail ProfissionalEstrutura padrão de e-mail do escritório contábil ao cliente: assunto objetivo, contexto, o que o cliente precisa fazer e até quando, anexos, assinatura com registro no CRC e aviso de confidencialidade.
- Declaração de Prestação de ContasDeclaração em que colaborador, gestor ou mandatário presta contas de valores recebidos ou administrados em nome do escritório ou do cliente, com saldos, comprovantes, resultado da análise e destino do saldo.
- Termo de Retirada/Entrega de DocumentosTermo que registra a entrega ou retirada de documentos físicos ou arquivos entre o escritório e o cliente ou terceiro autorizado, com relação de itens, forma, ressalvas e assinatura de quem entrega e de quem recebe.
- Carta de Apresentação InstitucionalCarta que apresenta o escritório contábil a possíveis clientes, parceiros, bancos ou entidades, com histórico, serviços, forma de trabalho e registro no CRC, em tom informativo e moderado, como pede o Código de Ética.
- Comunicado de Novos Canais de AtendimentoComunicado a clientes e parceiros sobre novos canais de atendimento (portal, aplicativo, WhatsApp oficial, e-mail), com o uso de cada canal, a data de início, os canais desativados, o suporte na transição e alertas de segurança.
- Procuração Pública (Minuta para Lavrar em Cartório)Minuta de procuração pública, a ser lavrada pelo tabelião de notas, pela qual pessoa física ou jurídica nomeia procurador para representá-la perante órgãos públicos, com poderes gerais de administração e poderes especiais marcados um a um.
- Termo de Responsabilidade do Cliente pelo Envio de Documentos no PrazoTermo aditivo ao contrato de serviços contábeis que fixa as datas de envio de documentos pelo cliente, a forma de envio e as consequências do atraso, como multas e retrabalho cobrado à parte.
- Carta de Ressalva de Responsabilidade por Documentos Entregues Fora do PrazoCarta que registra o recebimento de documentos depois da data-limite, as obrigações afetadas e o risco de multa, com ciência do cliente de que atraso e encargos decorrem do envio tardio.
- Comunicado ao Cliente de Multa Gerada por Atraso na Entrega de InformaçõesComunicado que informa ao cliente a multa por atraso em obrigação acessória ou tributo, explica que ela decorre do envio tardio de informações e orienta o pagamento e o prazo.
- Calendário Mensal de Envio de Documentos ao EscritórioCalendário para o cliente saber, por tipo de documento, até que dia enviar ao escritório e por qual canal, com os prazos trabalhistas que exigem aviso antecipado.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Fechamento Contábil MensalProcedimento interno que padroniza as etapas, conferências, responsáveis e prazos do fechamento contábil mensal de cada cliente, com evidências e critérios de liberação.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Processamento da Folha de PagamentoProcedimento interno que padroniza a coleta de variáveis, o cálculo, a conferência, a aprovação do cliente e o envio da folha ao eSocial, à DCTFWeb e ao FGTS Digital.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Apuração Fiscal MensalProcedimento interno que padroniza a importação de notas, a conferência de classificação fiscal, a apuração dos tributos por regime, a emissão de guias e a entrega das obrigações.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Onboarding de Novo ClienteProcedimento interno para a entrada de um novo cliente: contrato, cadastro, acessos, diagnóstico fiscal, transição com o contador anterior e entrega da primeira competência.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Offboarding e Saída de ClienteProcedimento interno para o encerramento do contrato com um cliente: distrato, obrigações da competência, devolução de documentos e arquivos, comunicação ao sucessor e revogação de acessos.
- Termo de Guarda e Uso de Certificado Digital do Cliente pelo EscritórioTermo em que o cliente entrega o certificado digital A1 ao escritório e autoriza seu uso somente para finalidades listadas, com regras de guarda, registro de uso, devolução e resposta a incidentes.
- Termo de Responsabilidade pelo Uso de Procuração Eletrônica do e-CACTermo que delimita os serviços cobertos pela procuração eletrônica outorgada ao escritório no e-CAC, a vigência, o acompanhamento da Caixa Postal e as responsabilidades de cada parte.
- Controle de Validade de Certificados Digitais dos ClientesPlanilha de controle dos certificados digitais e procurações eletrônicas da carteira, com tipo, titular, vencimento, responsável pela renovação e registro dos avisos enviados.
- Comunicado ao Cliente de Vencimento do Certificado DigitalComunicado que avisa o cliente, com antecedência, do vencimento do certificado digital, explica o que para se ele vencer e orienta como renovar e enviar o novo certificado.
- Termo de Devolução de Certificado Digital e Revogação de ProcuraçõesTermo usado no encerramento do contrato para registrar a devolução ou exclusão do certificado digital do cliente e a lista de procurações e acessos a revogar, com prazos e responsáveis.
- Política de Honorários Extras e Serviços Fora do EscopoPolítica do escritório que lista os serviços cobrados à parte da mensalidade, com valores ou critérios de preço, regras de orçamento e aprovação prévia e condições de pagamento.
- Comunicado de Cobrança de Serviço Extraordinário ao ClienteComunicado que informa ao cliente, antes da execução, que o serviço pedido está fora do contrato, com orçamento, prazo e pedido de aprovação por escrito.
- Política de Atendimento e Prazos de Resposta (SLA) ao ClientePolítica que define os canais de atendimento do escritório, horários, prazos de resposta e de execução por tipo de pedido, tratamento de urgências e escalonamento.
- Manual do Colaborador do Escritório ContábilManual que reúne as regras de trabalho do escritório: jornada, ponto, sigilo, segurança da informação, proteção de dados, conduta com clientes, prevenção à lavagem de dinheiro, benefícios e desligamento.
- Carta ao Novo Contador Informando a Transição da Carteira (Contador Substituído)Carta do contador que deixa o cliente ao contador sucessor, com a situação do cliente, as pendências, os prazos em curso, o que ainda será entregue e como os arquivos serão repassados.
- Termo de Entrega de Arquivos e Informações ao Novo ContadorTermo que formaliza a entrega de livros, arquivos digitais, backups e informações do cliente ao novo contador, com autorização escrita do cliente e relação conferida dos itens.
- Solicitação ao Contador Anterior de Documentos e Informações do ClienteCarta do novo contador ao contador anterior, com autorização do cliente, pedindo arquivos, saldos, pendências e informações necessárias para assumir os serviços, com prazo e forma de entrega.
- Notificação ao Cliente de Suspensão de Serviços por Inadimplência de HonoráriosNotificação formal ao cliente com honorários em atraso, com os valores devidos, prazo para pagamento e a data em que os serviços serão suspensos, sem retenção de documentos.
- Política de Uso de Inteligência Artificial no Escritório ContábilPolítica interna que define quais ferramentas de inteligência artificial podem ser usadas, que dados podem ser inseridos, a revisão humana obrigatória e a responsabilidade técnica pelo resultado.
- Política de Backup e Recuperação de Dados do EscritórioPolítica que define o que é copiado, com que frequência, onde as cópias ficam, por quanto tempo são guardadas, como são testadas e como o escritório recupera dados após falha ou incidente.
- Checklist de Fechamento Mensal por ClienteChecklist para conferir, cliente a cliente, os itens obrigatórios do fechamento contábil, fiscal e de folha antes de liberar o mês, com responsável e registro de pendências.
- Checklist de Conferência da Folha de Pagamento antes do EnvioChecklist para revisar cadastros, variáveis, cálculos, encargos e eventos da folha antes da aprovação do cliente e da transmissão ao eSocial, à DCTFWeb e ao FGTS Digital.
- Protocolo de Entrega de Guias e Obrigações ao ClienteProtocolo que registra as guias e documentos enviados ao cliente no mês, com vencimento, valor, canal de envio e confirmação de recebimento, para prova de entrega em tempo.
- Contrato de Trabalho de Auxiliar ou Assistente ContábilContrato individual de trabalho para auxiliar ou assistente contábil do escritório, com período de experiência, jornada, salário, deveres, sigilo profissional, proteção de dados e uso de equipamentos.
- Termo de Confidencialidade e Uso de Senhas de Clientes pelo ColaboradorTermo em que o colaborador do escritório se obriga ao sigilo sobre informações de clientes e às regras de uso de senhas, certificados e acessos a portais, durante e após o contrato.
- Termo de Devolução de Acessos, Senhas e Equipamentos no Desligamento do ColaboradorTermo usado no desligamento do colaborador para registrar a devolução de equipamentos, crachás e documentos e o encerramento de todos os acessos a sistemas, portais e cofre de senhas.
- Relatório Mensal de Obrigações Entregues por ClienteRelatório enviado ao cliente com as obrigações transmitidas no mês, datas e recibos, guias emitidas, situação fiscal e pendências que dependem dele.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Admissão de Empregado do ClienteProcedimento interno para admitir empregados de clientes: recebimento da ficha e dos documentos, exame admissional, registro no eSocial antes do início, contrato e entrega de documentos.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Rescisão de Contrato de TrabalhoProcedimento interno para rescisões de empregados de clientes: recebimento da comunicação, tipo de desligamento, aviso prévio, cálculo, conferência, eSocial, FGTS e pagamento em até 10 dias.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Férias e 13.º SalárioProcedimento interno para programar, avisar, calcular e pagar férias e 13º salário dos empregados de clientes, com os prazos legais de aviso, pagamento e parcelas.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Abertura de EmpresaProcedimento interno para abrir empresas de clientes: planejamento, consulta de viabilidade, registro, CNPJ, inscrições, licenças, opção tributária e entrega ao cliente.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Encerramento de EmpresaProcedimento interno para encerrar empresas de clientes: decisão dos sócios, desligamento de empregados, obrigações de extinção, baixa no registro e nos cadastros e guarda dos documentos.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Alteração ContratualProcedimento interno para alterações contratuais de clientes: coleta das mudanças, redação, assinatura, registro no prazo, atualização de CNPJ, inscrições, licenças e cadastros.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Declaração do IRPFProcedimento interno que padroniza a campanha do Imposto de Renda Pessoa Física no escritório: coleta de documentos, conferência, aprovação do cliente, transmissão, entrega do recibo e guarda.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Conciliação BancáriaProcedimento interno que padroniza a conciliação mensal das contas bancárias, aplicações e caixa dos clientes, com tratamento e prazo para cada tipo de divergência e evidência de revisão.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Fechamento Anual e BalançoProcedimento interno que padroniza o encerramento do exercício dos clientes: inventário, ajustes, demonstrações contábeis, carta de responsabilidade, aprovação das contas, ECD e ECF.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Emissão de Certidões NegativasProcedimento interno que padroniza a consulta, emissão, conferência, envio e controle de validade das certidões de regularidade dos clientes, com tratamento das certidões positivas.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Atendimento a Intimações e Notificações FiscaisProcedimento interno para triagem, contagem de prazo, análise, resposta e arquivamento de intimações, notificações e termos recebidos pelos clientes em caixas postais eletrônicas ou por correio.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Parcelamento de DébitosProcedimento interno para levantar débitos, comparar modalidades, formalizar a adesão com aprovação do cliente e controlar o pagamento das parcelas para evitar a rescisão do parcelamento.
- Procedimento Operacional Padrão (POP) — Arquivamento Digital de DocumentosProcedimento interno que padroniza a estrutura de pastas, o nome dos arquivos, os controles de acesso, a digitalização e a tabela de prazos de guarda dos documentos dos clientes e do escritório.
- Contrato de Trabalho de Analista Contábil, Fiscal ou de Departamento PessoalContrato individual de trabalho para analista do escritório contábil (contábil, fiscal ou departamento pessoal), com experiência, jornada ou teletrabalho, metas de qualidade, sigilo, proteção de dados e equipamentos.
- Contrato de Prestação de Serviços com Contador Autônomo TerceirizadoContrato para o escritório contábil terceirizar parte das rotinas a contador autônomo pessoa física, sem vínculo de emprego, com escopo, prazos, revisão, sigilo, LGPD, retenções e responsabilidade técnica.
- Contrato de Terceirização de Rotinas com Outro Escritório ContábilContrato entre escritórios contábeis para que um execute rotinas específicas (folha, fiscal, contábil) dos clientes do outro, com escopo, prazos, revisão, responsabilidade técnica, LGPD, não aliciamento e rescisão.
- Contrato de Prestação de Serviços de TI e Suporte ao EscritórioContrato para suporte de informática ao escritório contábil, com escopo, níveis de atendimento (SLA), backup, segurança da informação, sigilo, proteção de dados, acessos e devolução ao fim.
- Termo de Compromisso de Estágio em Escritório ContábilTermo de compromisso entre estudante, escritório contábil e instituição de ensino para estágio em Ciências Contábeis, com jornada, bolsa, seguro, supervisão, recesso, relatórios e desligamento.
- Plano de Atividades do Estagiário de ContabilidadePlano de atividades do estágio em escritório contábil, integrado ao termo de compromisso, com objetivos de aprendizagem por área, atividades progressivas, supervisão, cronograma e critérios de avaliação.
- Formulário de Avaliação de Desempenho do ColaboradorFormulário para avaliar periodicamente entregas, qualidade técnica, prazos, atendimento e comportamento do colaborador do escritório, com autoavaliação, retorno do gestor e plano de ação.
- Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) do ColaboradorPlano individual que registra objetivos de carreira, competências a desenvolver, ações de capacitação, prazos, apoio do escritório e acompanhamento periódico do colaborador.
- Plano de Cargos e Salários do Escritório ContábilNorma interna que organiza cargos, níveis, faixas salariais, critérios de enquadramento, promoção por merecimento e antiguidade e revisão salarial do escritório, com regras de igualdade salarial.
- Plano de Carreira — Trilha Assistente, Analista, Sênior e CoordenadorTrilha de carreira da equipe técnica do escritório contábil, com requisitos de formação, experiência, autonomia, entregas e comportamento para cada nível, prazos mínimos e processo de progressão.
- Descrição de Cargo — Analista ContábilDescrição do cargo de analista contábil do escritório, com missão, responsabilidades, limites de autoridade, requisitos por nível, competências e indicadores de desempenho.
- Descrição de Cargo — Analista FiscalDescrição do cargo de analista fiscal do escritório, com missão, responsabilidades de apuração e obrigações acessórias, limites de autoridade, requisitos por nível, competências e indicadores.
- Descrição de Cargo — Analista de Departamento PessoalDescrição do cargo de analista de departamento pessoal do escritório, com missão, responsabilidades de folha e eSocial, limites de autoridade, requisitos por nível, competências e indicadores.
- Descrição de Cargo — Atendimento e Relacionamento com ClientesDescrição do cargo de atendimento e relacionamento com clientes do escritório contábil, com missão, responsabilidades, limites de autoridade, requisitos, competências e indicadores de desempenho.
- Política de Home Office e Trabalho Híbrido do EscritórioPolítica interna que define elegibilidade, formalização, jornada, comunicação, equipamentos, despesas, segurança da informação, saúde e retorno ao presencial no teletrabalho e no trabalho híbrido.
- Termo de Responsabilidade por Equipamentos no TeletrabalhoTermo em que o colaborador recebe notebook e demais equipamentos para teletrabalho, com a lista dos itens, regras de uso e segurança, manutenção, reembolso de despesas, danos e devolução.
- Regulamento de Programa de Participação nos Lucros e Resultados (PLR) do EscritórioRegulamento de PLR negociado com a equipe do escritório contábil por comissão paritária ou acordo coletivo, com metas claras, apuração, rateio, periodicidade, desligados e tributação.
- Regulamento de Premiação por DesempenhoRegulamento interno para conceder prêmios à equipe por desempenho superior ao ordinariamente esperado, com critérios objetivos, apuração, valores, registro e cuidados para manter a natureza não salarial.
- Política de Controle de Jornada e Registro de Ponto do EscritórioPolítica interna sobre registro de ponto, tolerâncias, intervalos, horas extras com autorização, banco de horas, compensação, ponto por exceção e ajustes de marcação no escritório contábil.
- Ata de Reunião Mensal de Equipe — Resultados e PendênciasAta para registrar a reunião mensal da equipe do escritório: indicadores do mês, entregas, atrasos, pendências de clientes, ocorrências, decisões, responsáveis e prazos.
- Ata de Reunião de Sócios do Escritório — Planejamento AnualAta de reunião dos sócios do escritório contábil para planejamento do ano: análise do exercício anterior, metas, orçamento, investimentos, política de honorários, equipe e responsabilidades.
- Relatório Mensal de Produtividade por ColaboradorRelatório mensal para acompanhar entregas, horas por cliente, retrabalho, atrasos e capacidade de cada colaborador do escritório, apoiando distribuição de carteira e avaliação de desempenho.
- Relatório de Rentabilidade da Carteira de ClientesRelatório gerencial que compara honorários, horas e custo de atendimento de cada cliente para classificar a carteira e decidir reajuste, revisão de escopo ou encerramento do contrato.
- Relatório de Pendências por ClienteRelatório enviado ao cliente com os documentos e informações em aberto, o impacto de cada pendência, a data-limite para envio e o canal para regularizar, formando histórico das cobranças.
- Formulário de Solicitação de Serviço Extra pelo ClienteFormulário para o cliente solicitar serviço fora do escopo do contrato, com descrição, prazo, orçamento, aprovação expressa do valor antes da execução e registro como aditamento ao contrato.
- Formulário de Cadastro Completo de ClienteFormulário para coletar dados cadastrais, societários, fiscais, trabalhistas, bancários, beneficiário final, pessoa exposta politicamente e contatos autorizados do cliente, conforme a Res. CFC 1.721/2024 e a LGPD.
- Formulário de Levantamento Inicial de Empregados do ClienteFormulário para coletar os dados dos empregados ao assumir a folha de pagamento de um cliente: vínculo, contrato, remuneração, jornada, férias, benefícios, afastamentos e pendências, com cuidados da LGPD.
- Termo de Autorização para Acesso a Sistemas e Portais do ClienteTermo em que o cliente autoriza o escritório a acessar portais públicos e sistemas em seu nome, com lista de acessos, finalidade, limites, forma de guarda das credenciais, segurança, revogação e LGPD.
- Controle de Senhas e Acessos a Portais por Cliente (Documento Restrito)Controle interno dos portais e acessos de cada cliente — forma de acesso, titular, responsável, local de guarda no cofre de senhas, validade e revisão — sem registrar senhas no documento.
- Controle de Procurações Eletrônicas Outorgadas pelos ClientesControle das procurações eletrônicas outorgadas pelos clientes ao escritório no e-CAC e em outros portais, com outorgante, portal, serviços, validade, renovação e revogação no encerramento.
- Carta de Encerramento de Contrato por Iniciativa do EscritórioCarta em que o escritório comunica ao cliente o fim da prestação de serviços, com o aviso prévio do contrato, a última competência sob sua responsabilidade e a devolução dos documentos.
- Carta de Aviso Prévio de Rescisão do Contrato pelo Cliente — Confirmação de RecebimentoResposta ao cliente que pediu o fim do contrato: confirma o recebimento do aviso, a data final, a última competência sob responsabilidade do escritório e o que será entregue durante o aviso prévio.
- Termo de Quitação Mútua no Encerramento da Prestação de ServiçosTermo em que cliente e escritório dão quitação recíproca ao fim do contrato, quanto a honorários, entregas e devolução de documentos, com os limites legais da quitação.
- Relatório de Situação Fiscal na Saída do ClienteRelatório entregue na saída do cliente com a situação perante a Receita, a PGFN, o estado, o município e o FGTS, parcelamentos, obrigações pendentes e prazos em curso na data da entrega da carteira.
- Carta de Indicação de Parceiro (Advogado, Consultor ou Sistema)Carta em que o escritório indica ao cliente um advogado, consultor ou fornecedor de sistema, deixando claras a independência do parceiro, a liberdade de escolha e qualquer remuneração pela indicação.
- Termo de Recebimento de Indicação de ParceiroRegistro da indicação de um possível cliente feita por parceiro, com data, prazo de validade e regras da comissão, para evitar disputa sobre a origem do cliente e o pagamento.
- Política de Reajuste Anual de Honorários do EscritórioPolítica interna que define o índice, a data-base, a comunicação e as exceções do reajuste anual dos honorários, separando reajuste por índice de revisão por mudança de escopo.
- Comunicado Interno de Mudança de ProcedimentoComunicado à equipe sobre uma rotina nova ou alterada: o que muda, por que, a partir de quando, como fica a transição e quem tirar dúvidas, com registro de ciência.
- Checklist de Admissão de Colaborador do EscritórioChecklist para a contratação de colaborador do próprio escritório: documentos, exame admissional, registro no eSocial, contrato e termos, acessos, equipamentos e treinamentos iniciais.
- Checklist de Desligamento de Colaborador do EscritórioChecklist para o desligamento de colaborador do escritório: rescisão e prazos, exame demissional, devolução de equipamentos, revogação de acessos e transferência da carteira de clientes.
- Termo de Transferência Interna de Carteira entre ColaboradoresTermo que registra a passagem de clientes de um analista para outro dentro do escritório, com a lista de clientes, pendências, prazos próximos e o período de acompanhamento.
- Programa de Integração de Novo Colaborador (Onboarding Interno)Roteiro das primeiras semanas do colaborador no escritório, com atividades, responsáveis, entregas esperadas, mentor e avaliação antes do fim do contrato de experiência.
- Relatório de Indicadores do Escritório (KPIs)Relatório periódico com os indicadores do escritório: prazos cumpridos, multas, retrabalho, receita recebida, inadimplência, satisfação e equipe, com análise e plano de ação.
- Política de Treinamento e Educação Profissional Continuada da EquipePolítica interna que define horas mínimas de capacitação por cargo, cursos obrigatórios, custeio, tempo de estudo e compromisso de permanência, incluindo a educação continuada exigida pelo CFC.
- Termo de Compromisso de Permanência por Curso Custeado pelo EscritórioTermo em que o colaborador que recebe curso pago pelo escritório se compromete a permanecer por prazo determinado, com reembolso proporcional se pedir demissão antes e os limites legais do desconto.
- Contrato de Trabalho de Recepcionista ou Auxiliar Administrativo do EscritórioContrato individual de trabalho para recepcionista ou auxiliar administrativo do escritório, com experiência, jornada, remuneração, sigilo sobre clientes, proteção de dados e limites da função no atendimento.
- Contrato de Prestação de Serviços de Motoboy e Entrega de DocumentosContrato com motofretista autônomo ou empresa de entregas para coleta e entrega de documentos do escritório e de clientes, com guarda, sigilo, protocolo, requisitos legais e responsabilidade por extravio.
- Contrato de Locação de Sala Comercial para o Escritório ContábilContrato de locação não residencial de sala para a sede do escritório contábil, com prazo, aluguel, reajuste anual, encargos, vistoria, benfeitorias, garantia única, cessão e renovação.
- Contrato de Coworking ou Compartilhamento de Sala entre ProfissionaisContrato para dividir sala e custos com outros profissionais, com rateio de despesas, regras de uso, separação de documentos e dados de clientes e responsabilidade independente de cada um.
- Regulamento Interno de Uso do Espaço, Horários e VisitasRegulamento do escritório para uso das salas, horários de funcionamento e atendimento, recepção de clientes e visitantes, áreas restritas, guarda de documentos e segurança do local.
- Política de Vestimenta e Apresentação ProfissionalPolítica que orienta a vestimenta e a apresentação da equipe no atendimento presencial, em reuniões externas e em videochamadas, com regras de uniforme, crachá e respeito à diversidade.
- Política de Uso de Celular e Redes Sociais pela EquipePolítica que regula o uso do celular pessoal no trabalho e as publicações da equipe em redes sociais, protegendo o sigilo de clientes, a imagem do escritório e os dados pessoais.
- Política de Uso de WhatsApp Corporativo no AtendimentoPolítica que define os números corporativos, horários, prazos de resposta, o que pode ser enviado por mensagem, o registro e a guarda das conversas e a conduta da equipe no atendimento a clientes.
- Política de Gestão de Documentos Físicos e DigitalizaçãoPolítica que define como o escritório recebe, protocola, digitaliza, guarda e devolve os documentos em papel dos clientes, incluindo o descarte seguro e a devolução no fim do contrato.
- Política de Continuidade do Escritório em Caso de Ausência do TitularPolítica que prevê quem assume a carteira e como os clientes seguem atendidos em afastamento, incapacidade ou falecimento do contador titular, com acessos de emergência, procurações e comunicações.
- Termo de Designação de Contador Substituto em Ausência do Responsável TécnicoTermo em que o contador responsável designa outro profissional para responder temporariamente pelos clientes em sua ausência, com hipóteses, poderes, limites, responsabilidade técnica e remuneração.
- Pesquisa de Clima Organizacional do EscritórioQuestionário anônimo para medir satisfação e engajamento da equipe do escritório, com afirmações em escala de 1 a 5, índice de recomendação e perguntas abertas.
- Entrevista de Desligamento do ColaboradorRoteiro de entrevista com o colaborador que deixa o escritório, para registrar os motivos da saída, a avaliação da experiência e sugestões de melhoria, de forma voluntária e reservada.
- Formulário de Solicitação de Férias pelo Colaborador do EscritórioFormulário em que o colaborador pede o período de férias, com fracionamento, abono pecuniário e adiantamento do 13º, e em que o gestor aprova e define o substituto da carteira.
- Escala de Plantão em Períodos de Pico (IRPF e Fechamento Anual)Escala de horários, plantões e substituições da equipe nas épocas de maior demanda, com as regras de horas extras, compensação, descanso e trabalho em feriados.
- Comunicado Interno de Metas da Temporada do Imposto de RendaComunicado à equipe com as metas, os prazos internos, os critérios de qualidade e as regras de premiação da temporada de declarações do IRPF.
- Ata de Reunião de Alinhamento Pós-Temporada do IRPFAta da reunião da equipe após a temporada de declarações do IRPF, com os números, o que funcionou, o que falhou e as melhorias aprovadas para o próximo ano, com responsáveis e prazos.
- Relatório de Não Conformidade e Ação Corretiva InternaRelatório para registrar erro operacional do escritório, a contenção imediata, a análise da causa, as ações corretivas com prazo e a verificação da eficácia.
- Registro de Erro com Impacto ao Cliente e Plano de ReparaçãoRegistro interno de falha do escritório que afetou o cliente, com consequências, valores, correção, comunicação ao cliente, reparação dos prejuízos e prevenção.
- Comunicado ao Cliente de Erro do Escritório e Providências AdotadasCarta ao cliente que informa, com transparência, uma falha do escritório, o impacto, o que já foi corrigido, quem arca com os custos e o que muda para não se repetir.
- Termo de Acordo de Ressarcimento de Multa ao ClienteTermo em que o escritório reconhece falha própria e assume, perante o cliente, as multas e os juros dela decorrentes, com valores, forma de pagamento e limites do acordo.
- Comunicado ao Cliente de Troca do Analista ResponsávelCarta ao cliente que apresenta o novo analista responsável pelo atendimento, a data da troca, os novos contatos e como fica a continuidade dos serviços.
- Comunicado ao Cliente de Mudança de Sistema Contábil do EscritórioCarta que avisa o cliente da troca do sistema contábil, fiscal ou de folha usado pelo escritório, com o cronograma, o que muda para ele e os cuidados nas primeiras competências.
- Comunicado ao Cliente sobre Novo Portal ou Aplicativo de Envio de DocumentosCarta que apresenta ao cliente o novo portal ou aplicativo de troca de documentos com o escritório, com o passo a passo de acesso, o que enviar por ele e a data a partir da qual passa a ser o canal oficial.
- Termo de Aceite do Cliente para Comunicação Exclusiva por Canais DigitaisTermo em que o cliente aceita receber guias, relatórios e comunicados do escritório somente por canais digitais definidos, com os endereços válidos, o momento em que a entrega se considera feita e o dever de manter os contatos atualizados.
- Carta de Transição de Carteira por Venda do EscritórioCarta conjunta do contador vendedor e do escritório comprador que apresenta o novo responsável ao cliente, explica o que muda e pede a concordância por escrito com a transferência do contrato.
- Carta de Transição de Carteira por Fusão de EscritóriosCarta aos clientes que comunica a união de dois escritórios contábeis, explica quem passa a responder pelos serviços, o que muda no atendimento e pede a concordância quando houver troca do contratado.
- Carta de Transição de Carteira por Aposentadoria do ContadorCarta do contador que se aposenta apresentando o sucessor aos clientes, com o cronograma de transição, a divisão de responsabilidade técnica e o pedido de concordância por escrito com a transferência do contrato.
- Carta de Transição de Carteira por Falecimento do ContadorComunicado aos clientes sobre o falecimento do contador titular, com a indicação do responsável técnico provisório, a situação das procurações, a garantia de guarda dos documentos e o prazo para o cliente decidir a continuidade.
- Termo de Anuência do Cliente à Transferência para Novo EscritórioTermo em que o cliente concorda, por escrito, com a transferência do contrato de serviços contábeis para outro escritório ou profissional, define a data de corte da responsabilidade técnica e autoriza a entrega dos documentos.
- Relatório de Avaliação da Carteira para Venda ou SucessãoRelatório que descreve a carteira do escritório para negociação de venda, fusão ou sucessão: clientes por perfil, receita recorrente, concentração, inadimplência, contratos, equipe e riscos, com os dados dos clientes anonimizados.
- Contrato de Associação de Contador ao Escritório (Contador Parceiro)Contrato entre o escritório e um contador autônomo que traz carteira própria e passa a usar a estrutura do escritório, com divisão de receita, responsabilidade técnica, titularidade dos clientes, sigilo, dados pessoais e saída.
- Formulário de Registro de Atendimento ao ClienteFormulário para registrar cada atendimento ao cliente: quem pediu, por qual canal, a dúvida, a orientação dada, os documentos enviados e o que ficou pendente, criando histórico que protege o escritório e o cliente.
- Formulário de Registro de Reclamação de Cliente e TratativaFormulário para registrar a reclamação do cliente, classificar a gravidade, apurar a causa, definir a resposta e as ações corretivas e registrar o retorno dado e a satisfação do cliente com a solução.
- Relatório Trimestral de Satisfação e ReclamaçõesRelatório gerencial que consolida as pesquisas de satisfação e as reclamações do trimestre, com indicadores, comparação com o período anterior, principais causas e plano de ação para o trimestre seguinte.
- Controle de Livros e Documentos Físicos em Guarda no EscritórioInventário dos livros, caixas e documentos físicos de clientes guardados no escritório, com localização, período, data de entrada, prazo de guarda combinado e registro de retirada, para controle e prova do que está sob responsabilidade do escritório.
- Termo de Devolução de Documentos Físicos Antigos ao ClienteTermo que formaliza a entrega ao cliente dos livros e documentos físicos que o escritório guardava, com a relação do material, o alerta de que a guarda legal passa a ser dele e a quitação da guarda pelo escritório.
- Política de Segurança Física do Escritório (Chaves, Alarme e Acesso)Política interna que define quem guarda chaves e senhas do alarme, como abrir e fechar o escritório, como receber visitantes e prestadores, onde ficam documentos e equipamentos e o que fazer em caso de incidente.
- Plano de Contingência para Indisponibilidade de Sistemas e InternetPlano que define como o escritório mantém as entregas quando o sistema, a internet, a energia ou os portais públicos ficam indisponíveis, com papéis, alternativas, prioridades por prazo, comunicação aos clientes e registro das evidências.
- Relatório de Teste de Restauração de BackupRelatório que registra o teste periódico de restauração das cópias de segurança do escritório: o que foi restaurado, de qual data, em quanto tempo, se os dados abriram íntegros e o que precisa ser corrigido.
- Inventário de Equipamentos e Licenças de Software do EscritórioInventário dos computadores, celulares, periféricos e licenças de software do escritório, com responsável, número de série, garantia, criptografia, vencimento das licenças e histórico de entrega e devolução.
- Termo de Uso de Equipamento Pessoal para Trabalho (BYOD)Termo em que o colaborador autorizado usa notebook ou celular próprio no trabalho, com requisitos mínimos de segurança, separação dos dados do escritório, reembolso ou ajuda de custo, desconexão, perda do aparelho e apagamento na saída.
- Política de Senhas e Autenticação em Dois FatoresPolítica interna que fixa regras de senhas fortes, cofre de senhas, autenticação em dois fatores, senhas de portais e certificados de clientes, bloqueio de acessos no desligamento e o que fazer em caso de vazamento.
- Regulamento de Premiação por Indicação de Clientes pela EquipeRegulamento que premia o colaborador que indica novo cliente ao escritório, com quem pode participar, o que conta como indicação válida, o valor do prêmio, quando é pago e as regras que evitam conflito e captação antiética.
- Planejamento Estratégico Anual do Escritório ContábilDocumento de planejamento anual do escritório com diagnóstico, missão, nichos de atuação, metas de receita e carteira, serviços a lançar, investimentos, pessoas, riscos e o calendário de acompanhamento das metas.
- Orçamento Anual de Receitas e Despesas do EscritórioPlanilha-documento para projetar, mês a mês e por trimestre, as receitas de honorários, a folha e os encargos, as despesas fixas e variáveis, os tributos e os investimentos do escritório, com o resultado e o caixa previstos.
- Ata de Reunião de Comitê Técnico — Interpretação de NormaAta para registrar a reunião em que o comitê técnico do escritório discute uma norma nova ou controversa e define o entendimento que a equipe vai aplicar, com fundamentos, riscos, alternativas e comunicação aos clientes afetados.
- Parecer Técnico Interno sobre Tratamento Padrão de Situação RecorrenteParecer interno que uniformiza como a equipe trata um caso que se repete na carteira, com a situação, o fundamento, o procedimento passo a passo, as exceções, os documentos exigidos e quem aprovou.
- Relatório de Auditoria Interna de Processos do EscritórioRelatório de controle de qualidade interno que verifica, por amostragem, fechamentos contábeis, apurações fiscais e folhas de pagamento, registrando os achados, a classificação, as causas e o plano de correção.
- Checklist de Revisão por Pares antes da Entrega ao ClienteChecklist para o segundo analista conferir um trabalho crítico antes do envio ao cliente, com os pontos de conferência por área, os ajustes pedidos, a resposta do autor e a liberação registrada.
- Termo de Compromisso de Não Aliciamento de Clientes por Ex-ColaboradorTermo em que o colaborador se compromete, por prazo determinado após a saída, a não abordar clientes do escritório para prestar-lhes serviços nem usar informações confidenciais, com limites, multa proporcional e ressalva da livre escolha do cliente.
- Termo de Ciência do Código de Ética Profissional do Contador pela EquipeTermo em que contadores, técnicos e demais colaboradores declaram conhecer os principais deveres e vedações do Código de Ética Profissional do Contador e se comprometem a observá-los no trabalho do escritório.
- Relatório Mensal ao Cliente de Horas Dedicadas e Serviços ExtrasRelatório enviado ao cliente com as horas dedicadas no mês, separando os serviços do contrato dos serviços extras, com a descrição, o solicitante, o valor de cada serviço e o que será cobrado.
- Formulário de Solicitação de Reembolso de Despesas do ColaboradorFormulário para o colaborador pedir reembolso de despesas feitas a serviço do escritório, com a lista de gastos, os comprovantes, o cliente ou projeto, a aprovação do gestor e o registro do pagamento.
- Política de Viagens e Deslocamentos a ClientesPolítica que define quando o colaborador pode se deslocar ou viajar a clientes, quem autoriza, meios de transporte, limites de gastos, adiantamento, diárias, reembolso, jornada durante o deslocamento, segurança dos documentos e prestação de contas.
- Contrato de Prestação de Serviços de Marketing Digital para o EscritórioContrato entre o escritório contábil e agência ou profissional de marketing digital, com escopo, entregas, aprovação prévia dos conteúdos, limites éticos da publicidade contábil, direitos sobre as peças, contas e dados de leads, preço, prazo e rescisão.
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