Escritório Contábil
Prazo de Guarda de Documentos
Até quando guardar cada documento fiscal, contábil, trabalhista, de SST e societário, com a base legal e a tabela de descarte do ano.
4,7 de 5 · 10 avaliações de quem usa a ferramenta
Nesta ferramenta
- Busca por nome, código ou CNAE com filtros
- PDF A4 pronto para o cliente
- Copiar resultado para o Word
Para quem é
Contadores e departamentos pessoal e fiscal que precisam orientar o cliente sobre o arquivo, definir a política de guarda do escritório e decidir o que pode ser descartado.
Problemas que resolve
- Documento descartado antes do prazo e pedido anos depois em fiscalização ou ação trabalhista.
- Arquivo morto que só cresce porque ninguém sabe o que pode sair.
- Cliente querendo "jogar as caixas fora" sem uma resposta documento por documento.
- Prazos que fogem da regra dos 5 anos: salário-família e maternidade (10), PPP e prontuário (20), cancerígenos (40), societário (permanente).
- Contrato de prestação de serviços sem cláusula clara sobre guarda e devolução de documentos.
O que você ganha
- Prazo, marco inicial e base legal por artigo para 55 documentos, com as divergências entre lei e regulamento explicadas.
- Ano a ano, até quando guardar e quando o documento pode sair do arquivo.
- Tabela de descarte do ano por departamento, pronta para planejar a limpeza do arquivo.
- Política de guarda em PDF ou Word para entregar ao cliente ou anexar ao contrato.
- Regras de digitalização (Decreto 10.278/2020) e de eliminação de dados pessoais (LGPD) no mesmo lugar.
Em detalhes
O que esta ferramenta faz
Consulta de 55 documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciários, de saúde e segurança do trabalho, societários, da pessoa física e do escritório contábil: notas e XML, SPED, declarações e guias, Diário e ECD, prejuízo fiscal, bens do ativo, folha, ponto, FGTS, rescisão, salário-família e maternidade, prontuário e ASO, PPP, PGR, contrato social e atas, IRPF e cadastro de prevenção à lavagem de dinheiro. Cada documento traz o prazo, o marco inicial da contagem, a base legal por artigo, as divergências entre normas e, ano a ano, até quando guardar e quando pode sair do arquivo. A tabela de descarte do ano mostra, por departamento, o que já pode ser eliminado sem pendência, e a política de guarda sai em PDF ou no Word para o cliente ou para o próprio escritório.
Base legal
- CTN, arts. 168, 173, 174 e 195, parágrafo único; Código Civil, arts. 205, 206 e 1.194; Decreto-Lei 486/1969, art. 4º; RIR/2018, art. 278
- Lei 8.218/1991, art. 11; LC 123/2006, art. 26; Resolução CGSN 140/2018, arts. 66, 106 e 109; Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima
- CF, art. 7º, XXIX; Lei 8.212/1991, art. 32, § 11; Lei 8.213/1991, arts. 68, § 1º, e 72, § 2º; STF, Tema 608; TST, Súmulas 338 e 362
- NR-7, item 7.6.1.1 e Anexo V; NR-1, item 1.5.7.3.3.1; IN PRES/INSS 128/2022, art. 284, § 9º
- Lei 9.613/1998, art. 10, § 2º; Resolução CFC 1.721/2024, art. 10; Lei 12.682/2012, art. 2º-A; Decreto 10.278/2020; LGPD, art. 16
Na prática
Checklists que usam esta ferramenta
Os roteiros do escritório em que ela entra, com as etapas e a base legal.
- Abertura de MEI (Microempreendedor Individual)Societário
- Abertura de Empresário Individual (EI)Societário
- Abertura de Sociedade Limitada Unipessoal (SLU)Societário
- Abertura de LTDA no Simples NacionalSocietário
- Abertura de LTDA no Lucro PresumidoSocietário
- Abertura de LTDA no Lucro RealSocietário
- Abertura de Sociedade SimplesSocietário
- Abertura de Sociedade Anônima Fechada (S/A)Societário
Avaliações
O que diz quem usa
4,710 avaliações
Dúvidas
Perguntas frequentes
Por que a ferramenta usa 6 anos para documentos fiscais, se a decadência é de 5?
Os 5 anos contam do 1º dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ser feito (CTN, art. 173, I). Dezembro e as apurações anuais só podem ser lançados no ano seguinte, então a decadência de um documento de 2026 pode ir até 31/12/2032. Usar 6 anos para todo o ano evita descartar dezembro cedo demais.
Folha e ponto têm o mesmo prazo?
Não. A ação trabalhista alcança só os 5 anos anteriores ao ajuizamento, até 2 anos após o fim do contrato (CF, art. 7º, XXIX): o ponto fica 5 anos. A folha tem também a contribuição previdenciária, que segue a decadência tributária, por isso fica 6.
Por quanto tempo guardar PPP, ASO e prontuário?
PPP e comprovante de entrega, 20 anos (IN PRES/INSS 128/2022, art. 284, § 9º). Prontuário e ASO, 20 anos após o desligamento (NR-7, item 7.6.1.1); com exposição a cancerígenos, 40 anos; a radiações ionizantes, até o empregado completar 75 anos e no mínimo 30 anos após o desligamento (NR-7, Anexo V).
Posso digitalizar e jogar o papel fora?
Sim, se a digitalização seguir o Decreto 10.278/2020 (integridade, metadados e assinatura com certificado ICP-Brasil ou acordo entre as partes); o digital tem o valor do original (Lei 12.682/2012, art. 2º-A). Documento de valor histórico não pode ser descartado, e o arquivo digital segue o prazo do original.
A ferramenta autoriza o descarte?
Não. Ele mostra o prazo e o ano em que o documento pode sair do arquivo, mas processos, parcelamentos, fiscalizações, ações trabalhistas e saldos ainda em uso (prejuízo fiscal, bens, créditos) estendem a guarda. A decisão de descartar é do contador com o cliente.
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