Checklists · Escritório Contábil
Checklists de Escritório Contábil
38 roteiros de escritório contábil para o escritório: as etapas na ordem, cada passo explicado e a base legal.
Os 38 checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novoRoteiro para levantar pendências, certidões, regime e riscos de uma empresa antes de fechar o contrato, cumprir o cadastro e a avaliação de risco da prevenção à lavagem de dinheiro e decidir, com registro, se o escritório aceita o cliente e em que condições.
- Proposta comercial e precificação de honoráriosMétodo para calcular o honorário a partir do escopo, do volume, da complexidade e do custo-hora do escritório, e para montar a proposta escrita que a norma do CFC exige antes do contrato, com cada serviço, valor, periodicidade, prazo e reajuste.
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)Roteiro para redigir, conferir e assinar o contrato escrito de serviços contábeis com as treze cláusulas mínimas da Res. CFC 1.590/2020 e as cláusulas que protegem o escritório: proteção de dados, acessos, comunicação e inadimplência.
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)Roteiro para colocar um cliente novo em operação no escritório: cadastro, escritório como contabilista no CNPJ, autorizações de acesso nos órgãos, certificado, captura de notas, sistemas parametrizados, calendário de obrigações, fluxo de documentos e reunião inicial.
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)Roteiro para assumir um cliente que vem de outro escritório: data de corte da responsabilidade, recebimento de livros, arquivos e documentos com termo, troca de contabilista e de acessos, conferência da herança dos últimos cinco anos e cobrança do que é responsabilidade do escritório anterior.
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)Roteiro para encerrar o contrato com um cliente que vai para outro escritório: aviso prévio, distrato ou notificação, entrega das obrigações do seu período, devolução de documentos com termo, comunicação ao sucessor, exclusão como contabilista e dos acessos, e guarda do que o escritório precisa conservar.
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)Roteiro para encerrar o contrato com qualquer cliente — que sai, que fecha a empresa ou que o escritório decide deixar: aviso prévio, distrato ou notificação, entrega do que é do período do escritório, devolução de documentos com termo, saída como contabilista, fim das autorizações de acesso e guarda do que precisa ficar.
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)Roteiro para preparar, enviar, colher e arquivar a carta em que a administração do cliente declara que as informações entregues ao contador são fidedignas e que os controles internos são responsabilidade dela, exigida todo ano no encerramento do exercício, e para agir quando o cliente se recusa a assinar.
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)Roteiro para montar e manter o calendário mensal da carteira em uma fonte única: quais guias e declarações cada regime tem todo mês, o dia legal de cada uma, se o dia não útil antecipa ou prorroga, a norma e o prazo interno do escritório, mais o que é estadual e municipal.
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)Roteiro para montar o calendário anual da carteira: as declarações e os marcos de cada mês, de janeiro a dezembro — informes, DEFIS, DASN-SIMEI, ECD, ECF, DITR, 13º, opções de regime — com o prazo legal, a norma e quem da carteira está obrigado, para distribuir o trabalho do ano com antecedência.
- Controle de certificados digitais da carteira (vencimento, renovação e guarda)Roteiro para controlar os certificados digitais do escritório e dos clientes: inventário, onde cada um é indispensável, vencimentos com antecedência, renovação sem parar entregas, guarda segura do A1 e do token, revogação em caso de perda ou saída de pessoa e a transição para o selo eletrônico de pessoa jurídica.
- Controle de procurações eletrônicas e acessos por órgão (e-CAC, eSocial, FGTS Digital, Simples, Sefaz e prefeituras)Roteiro para o escritório acessar os sistemas de cada cliente de forma legal, sem senha nem certificado do cliente: matriz de acessos por órgão, autorização de acesso da Receita, procuração do FGTS Digital e do DET, acessos estaduais e municipais, vencimentos, revisão periódica e cancelamento quando o cliente sai.
- Monitoramento das caixas postais eletrônicas (e-CAC, DTE-SN, DET, domicílios estaduais e municipais)Rotina do escritório para ler, registrar e tratar as comunicações que os órgãos mandam às caixas postais eletrônicas dos clientes, antes que a ciência tácita faça correr o prazo de defesa, de regularização ou de exclusão do Simples sem ninguém ver.
- LGPD no escritório contábil (mapeamento de dados, bases legais, contratos, direitos dos titulares e encarregado)Programa de adequação do escritório contábil à LGPD: definir onde ele é controlador e onde é operador, mapear os dados de clientes, sócios, empregados dos clientes e da própria equipe, dar base legal a cada tratamento, ajustar contratos, atender os titulares e manter tudo revisado.
- Segurança da informação no escritório (gerenciador de senhas, dois fatores, backup e acessos por função)Medidas técnicas e administrativas para o escritório contábil proteger os dados e os acessos dos clientes: política simples, gerenciador de senhas, autenticação em dois fatores, acessos por função, certificados guardados com controle, equipamentos atualizados, backup testado, envio seguro de documentos e rotina de revisão.
- Resposta a incidente de segurança e vazamento de dados (comunicação à ANPD e aos titulares)Roteiro para o escritório contábil agir diante de vazamento, invasão, sequestro de dados, envio ao destinatário errado ou perda de equipamento: conter, avaliar o risco, decidir quem comunica (escritório ou cliente), comunicar à ANPD e aos titulares no prazo, recuperar e registrar.
- Recebimento e cobrança de documentos do cliente (prazo, protocolo e pendências)Rotina para o escritório receber do cliente, todo mês, o que precisa para fechar fiscal, folha e contabilidade: lista de documentos por cliente, data-limite antes dos prazos legais, canal único, protocolo de recebimento, conferência, cobrança das pendências com aviso do impacto e registro do que faltou.
- Fechamento mensal do escritório por cliente (painel de entregas do mês)Rotina de controle do mês inteiro da carteira: painel com cada obrigação de cada cliente, responsável e revisor, acompanhamento semanal, conferência de transmissão, pagamento e recibo, varredura das caixas postais, relatório ao cliente e indicadores de entrega no prazo.
- Encerramento do ano por cliente (balanço, declarações anuais, carta de responsabilidade e reunião)Roteiro para fechar o exercício de cada cliente com evidência: cronograma, documentos de 31/12, inventário, conciliações e ajustes, demonstrações pelo porte, carta de responsabilidade, aprovação das contas, declarações anuais e reunião de resultados.
- Abertura do ano no escritório (virada do exercício: tabelas, opções do início do ano e parametrização)Roteiro da virada do ano para a carteira inteira: abrir o exercício nos sistemas, atualizar salário mínimo, tabelas do INSS e do IRRF, alíquotas e mudanças da Reforma Tributária, tomar as opções que se fazem no início do ano (Simei, Presumido ou Real, CPRB) e revisar o perfil de cada cliente.
- Cobrança de honorários e inadimplência (régua, notificação, suspensão e cobrança)Roteiro para receber os honorários em dia e agir no atraso dentro do contrato, da lei e do código de ética: condições de cobrança, régua de lembretes, cálculo do débito, acordo por escrito, notificação, suspensão ou rescisão sem reter documentos, protesto, negativação, ação e controle da prescrição.
- Reajuste anual de honoráriosRoteiro para aplicar o reajuste de cada contrato na data-base, dentro do que o contrato permite: conferir a cláusula, calcular o índice acumulado, separar reajuste de revisão de escopo, comunicar por escrito com antecedência, tratar a recusa e atualizar a cobrança.
- Serviços extras e revisão de escopoRoteiro para cobrar o que está fora do contrato e manter o escopo visível: o que a mensalidade cobre, tabela de serviços eventuais, orçamento e aceite antes de executar, registro de cada extra, faturamento e revisão periódica do volume com aditivo.
- Guarda, digitalização e descarte de documentos (prazos por tipo)Roteiro da política de documentos do escritório e dos clientes: quem guarda o quê, tabela de prazos por tipo com o que estende cada prazo, arquivo físico e digital seguro, digitalização com valor de original, descarte anual com autorização e registro, e devolução ao fim do contrato.
- Atendimento ao cliente: registro de solicitações, prazos de resposta e canaisPadroniza como o escritório recebe, registra, responde e encerra os pedidos dos clientes: canais oficiais, horário, prazos de resposta por tipo de pedido, conferência de quem pede, orientação por escrito, pedidos de titulares de dados, reclamações e indicadores. Deixa histórico para defender o escritório e para cobrar o que está fora do contrato.
- Reunião periódica de resultados com o clienteRoteiro para transformar o fechamento contábil em informação de gestão: marcar a reunião com o período fechado e conferido, preparar resultado, margens, caixa, tributos, folha, riscos e decisões com prazo, conduzir a conversa em linguagem de gestor, registrar as decisões por escrito e acompanhar até a próxima reunião.
- Distribuição da carteira e controle de prazos da equipe (dupla conferência)Como distribuir os clientes entre as pessoas da equipe pela carga real de trabalho, dar a cada cliente um titular e um revisor, controlar os prazos com margem interna, conferir antes de entregar e manter tudo andando em férias, afastamentos e ausências de surpresa.
- Admissão e integração de colaborador no escritório (confidencialidade, acessos e treinamento)Roteiro para o escritório contratar e integrar um colaborador sabendo que ele vai lidar com dados fiscais, trabalhistas e pessoais de clientes: forma de contratação, registro no CRC quando a função exige, admissão sem pendência, termo de confidencialidade, acessos individuais e mínimos, uso do certificado do escritório, treinamento de segurança e período com revisão integral.
- Desligamento de colaborador do escritório (revogar acessos, certificados e procurações)Roteiro para o escritório desligar um colaborador sem deixar acesso residual a dados de clientes: planejar a saída, passar a carteira, bloquear contas e trocar senhas na hora certa, recolher certificados e equipamentos, cancelar procurações e cadastros em nome da pessoa, substituir o responsável técnico quando for o caso, fazer a rescisão no prazo e conferir depois que nada ficou ativo.
- Regularidade do escritório e do profissional no CRC (registro, responsável técnico e educação continuada)Roteiro para manter o contador e a organização contábil regulares no Conselho Regional de Contabilidade: registro profissional ativo e dados atualizados, registro e alvará da organização, responsável técnico, averbação de alterações, comunicação para trabalhar em outro estado, anuidade, domicílio eletrônico, fiscalização, Decore e educação profissional continuada.
- Prevenção à lavagem de dinheiro no escritório (cadastro, avaliação de risco e comunicação ao Coaf)Roteiro para montar e manter o programa de prevenção à lavagem de dinheiro exigido do escritório pela Lei 9.613/1998 e pela Res. CFC 1.721/2024: política escrita, cadastro dos contratantes, avaliação de risco, monitoramento, comunicação ao Coaf em 24 horas, guarda por 5 anos e treinamento da equipe.
- Comunicação de não ocorrência ao CFC (anual, prevenção à lavagem de dinheiro)Roteiro anual para o escritório e os contadores obrigados enviarem ao CFC, até 31 de janeiro, a comunicação de que não houve operação a comunicar ao Coaf no ano anterior: quem envia, como conferir o ano, o envio no Portal de Sistemas do CFC e a guarda do comprovante.
- Migração de sistema contábil, fiscal ou de folhaRoteiro para trocar o sistema contábil, fiscal ou de folha do escritório sem perder saldos, históricos e dados: planejamento e data de corte, contrato com o fornecedor, extração e guarda do sistema antigo, carga e conferência no novo, período em paralelo e desligamento.
- Implantação de captura automática de XML, integração bancária e robôsRoteiro para automatizar a entrada de dados no escritório com segurança e dentro das regras: escolher o que automatizar, capturar os XML de NF-e, CT-e e NFS-e pelos canais oficiais, integrar extratos bancários, usar robôs e APIs sem violar as regras de acesso da Receita, proteger certificados e dados e medir o resultado.
- Obrigações do próprio escritório (regime, NFS-e, ISS, folha, lucros e declarações)Roteiro para o escritório tratar a própria empresa como um cliente: conferir cadastro e regime, emitir a NFS-e e recolher o ISS do jeito certo, cumprir as obrigações do Simples ou do Lucro Presumido, a folha e o pró-labore, a distribuição de lucros, as declarações anuais, o CRC e as decisões da Reforma.
- Monitoramento de novidades legislativas e repasse à equipeRoteiro para o escritório acompanhar, todo dia e toda semana, as normas novas nas fontes oficiais, ler o texto vigente, medir o impacto na carteira, atualizar sistemas, procedimentos e checklists, treinar a equipe e avisar os clientes afetados, com registro de cada novidade.
- Gestão de riscos profissionais (erro técnico, multa causada ao cliente e seguro de responsabilidade civil)Roteiro para o escritório reduzir o risco de erro, contratar o seguro de responsabilidade civil profissional certo e agir quando o erro acontece: conter o dano, apurar a causa, avisar a seguradora, comunicar o cliente por escrito, calcular e resolver o prejuízo e corrigir o processo.
- Pesquisa de satisfação e revisão anual do relacionamento com o clienteRoteiro para ouvir o cliente todo ano, medir a satisfação da carteira, levantar os números de cada relação (escopo real, horas, extras, rentabilidade) e fazer a reunião de revisão que ajusta escopo, honorário e atendimento antes que o cliente pense em cancelar.
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