Checklist · Escritório Contábil
LGPD no escritório contábil (mapeamento de dados, bases legais, contratos, direitos dos titulares e encarregado)
Programa de adequação do escritório contábil à LGPD: definir onde ele é controlador e onde é operador, mapear os dados de clientes, sócios, empregados dos clientes e da própria equipe, dar base legal a cada tratamento, ajustar contratos, atender os titulares e manter tudo revisado.
Quando usar: Na implantação do programa e depois uma vez por ano, e sempre que o escritório passar a oferecer serviço novo, trocar de sistema ou contratar fornecedor que acesse dados.
- 5 etapas
- 18 passos
- 18 com o passo a passo explicado
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- 1. Entender o papel do escritório · 2 passos
- 2. Mapear os dados · 5 passos
- 3. Contratos e terceiros · 3 passos
- 4. Transparência e titulares · 3 passos
- 5. Segurança, guarda e revisão · 5 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Guias para entender
- LGPD no escritório contábilComo a LGPD se aplica ao escritório contábil: controlador e operador, bases legais, dados sensíveis da folha, contratos, encarregado, retenção, incidentes em 3 dias úteis e agente de pequeno porte.
- LGPD — Lei Geral de Proteção de DadosA Lei 13.709/2018 regula o tratamento de dados pessoais por empresas e pelo poder público: bases legais, direitos do titular, controlador e operador, encarregado, segurança, incidentes e sanções da ANPD.
- ANPD — Agência Nacional de Proteção de DadosAgência reguladora federal que fiscaliza a LGPD: edita os regulamentos, recebe comunicações de incidentes de segurança e denúncias de titulares e aplica sanções a empresas, escritórios e órgãos públicos que tratam dados pessoais.
- Segurança da informação no escritórioAs medidas que protegem os dados e os acessos do escritório contábil e dos clientes: controle de acesso, certificados digitais, senhas e dois fatores, backup, golpes por e-mail e boleto, ransomware e resposta a incidentes.
- Prazos de guarda de documentosPor quanto tempo guardar livros, notas, XML, folha, FGTS, documentos de saúde do trabalhador e atos societários, com a regra da decadência e da prescrição e a digitalização que permite descartar o papel.
- LGPD no departamento pessoalComo a Lei Geral de Proteção de Dados se aplica aos dados de candidatos, empregados e dependentes tratados pelo DP e pelo escritório contábil — bases legais, dados sensíveis, guarda, segurança e direitos dos titulares.
- Contrato de prestação de serviços contábeisO contrato escrito, obrigatório pela Resolução CFC 1.590/2020, que define os serviços, os honorários, o reajuste, as responsabilidades de cada parte e as regras de saída entre o contador e o cliente.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
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