Checklist · Escritório Contábil
Monitoramento das caixas postais eletrônicas (e-CAC, DTE-SN, DET, domicílios estaduais e municipais)
Rotina do escritório para ler, registrar e tratar as comunicações que os órgãos mandam às caixas postais eletrônicas dos clientes, antes que a ciência tácita faça correr o prazo de defesa, de regularização ou de exclusão do Simples sem ninguém ver.
Quando usar: Toda semana, para todos os clientes; na entrada de cliente novo, para incluir as caixas dele; e no fechamento do mês, para conferir que nada ficou sem leitura.
- 4 etapas
- 20 passos
- 20 com o passo a passo explicado
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- 1. Mapear as caixas e os acessos · 4 passos
- 2. Ler toda semana · 7 passos
- 3. Tratar o que chegou · 6 passos
- 4. Arquivar e revisar · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
Guias para entender
- Caixa postal do e-CAC e Domicílio Tributário EletrônicoA caixa postal do e-CAC é onde a Receita entrega intimações, notificações e avisos. Como Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), obrigatório para toda pessoa jurídica desde 2026, a mensagem não lida vira ciência em 15 dias.
- DTE-SN — Domicílio Tributário Eletrônico do Simples NacionalA caixa postal eletrônica do Simples Nacional e do MEI, no Portal do Simples, onde Receita, estados e municípios enviam termos de exclusão, intimações e avisos. A ciência vale como pessoal e se presume feita em 45 dias.
- DET — Domicílio Eletrônico TrabalhistaCaixa postal oficial da Inspeção do Trabalho com todos os empregadores, inclusive domésticos e empresas sem empregados. A notificação não lida vira ciência no primeiro dia útil após 15 dias.
- Processo administrativo fiscalCaminho para discutir um lançamento de tributo federal na própria administração: impugnação à DRJ e recurso ao CARF, sem pagar enquanto se discute. Desde 2026, os prazos são de 20 dias úteis.
- Procuração eletrônica × senha do clientePor que o escritório deve acessar os sistemas dos clientes com a própria identidade e uma procuração, e não com a senha gov.br, o código ou o certificado do cliente.
- Domicílios eletrônicos estaduaisA caixa postal eletrônica oficial de cada secretaria da fazenda, por onde o estado intima, notifica e avisa o contribuinte, com o nome e o endereço de acesso em cada UF.
- Exclusão do Simples NacionalA saída da empresa do Simples Nacional, por opção, por comunicação obrigatória (vedação ou excesso de receita) ou de ofício pelo fisco, com datas de efeito diferentes em cada caso.
- Denúncia espontânea e autorregularizaçãoDenúncia espontânea é a confissão de uma infração tributária, com pagamento do tributo e dos juros, antes de qualquer fiscalização; afasta as penalidades. Autorregularização é a correção estimulada pelo próprio fisco antes da autuação.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
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