Checklist · Escritório Contábil
Admissão e integração de colaborador no escritório (confidencialidade, acessos e treinamento)
Roteiro para o escritório contratar e integrar um colaborador sabendo que ele vai lidar com dados fiscais, trabalhistas e pessoais de clientes: forma de contratação, registro no CRC quando a função exige, admissão sem pendência, termo de confidencialidade, acessos individuais e mínimos, uso do certificado do escritório, treinamento de segurança e período com revisão integral.
Quando usar: A cada contratação de empregado, estagiário, aprendiz ou prestador que vá acessar dados de clientes, antes do primeiro dia de trabalho, e na primeira semana de integração.
- 4 etapas
- 16 passos
- 16 com o passo a passo explicado
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- 1. Antes do primeiro dia · 4 passos
- 2. Confidencialidade e regras da casa · 4 passos
- 3. Acessos · 4 passos
- 4. Integração e treinamento · 4 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
Guias para entender
- Admissão: documentos e etapasO caminho completo para contratar um empregado com segurança: documentos, exame admissional, contrato, registro no eSocial até o dia anterior ao início e anotação na CTPS digital.
- LGPD no escritório contábilComo a LGPD se aplica ao escritório contábil: controlador e operador, bases legais, dados sensíveis da folha, contratos, encarregado, retenção, incidentes em 3 dias úteis e agente de pequeno porte.
- Sistema de Procuração Eletrônica (SPE) do DET e do FGTS DigitalO sistema do governo federal em que o empregador dá procuração eletrônica ao contador ou ao escritório para acessar o FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). A procuração da Receita não vale nesses sistemas.
- Segurança da informação no escritórioAs medidas que protegem os dados e os acessos do escritório contábil e dos clientes: controle de acesso, certificados digitais, senhas e dois fatores, backup, golpes por e-mail e boleto, ransomware e resposta a incidentes.
- EstágioAto educativo supervisionado em que o estudante aprende no ambiente de trabalho, com termo de compromisso entre ele, a escola e a empresa. Não é emprego, desde que cumpra a Lei 11.788/2008.
- Contrato de aprendizagem e cota de aprendizesContrato especial, escrito e por até 2 anos, para jovens de 14 a 24 anos em programa de formação profissional. Empresas médias e grandes devem ter de 5% a 15% de aprendizes por estabelecimento.
- CFC e CRC: os conselhos de contabilidadeO Conselho Federal e os 27 Conselhos Regionais de Contabilidade fiscalizam a profissão: registram contadores e escritórios, aplicam o exame de suficiência, editam as NBCs e punem infrações.
- ASO — Atestado de saúde ocupacionalDocumento emitido pelo médico a cada exame ocupacional (admissional, periódico, retorno, mudança de risco e demissional) que declara o empregado apto ou inapto para a função.
- S-2200: admissãoEvento do eSocial que registra a admissão do empregado com os dados pessoais e do contrato. Vai até o dia anterior ao início do trabalho e substitui o registro em livro ou ficha.
- TeletrabalhoTrabalho prestado fora da empresa, com uso de tecnologia, em tempo integral ou híbrido. Exige previsão no contrato e pode ser por jornada (com controle de horário) ou por produção.
- Contrato de experiênciaContrato por prazo determinado de até 90 dias, prorrogável uma vez dentro desse limite, para empresa e empregado se avaliarem. Tem regras próprias de término, prorrogação e rescisão antecipada.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
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