Checklist · Escritório Contábil
Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
Roteiro para assumir um cliente que vem de outro escritório: data de corte da responsabilidade, recebimento de livros, arquivos e documentos com termo, troca de contabilista e de acessos, conferência da herança dos últimos cinco anos e cobrança do que é responsabilidade do escritório anterior.
Quando usar: Assim que o cliente decide trocar de escritório e antes da primeira competência sob responsabilidade do novo escritório.
- 4 etapas
- 20 passos
- 20 com o passo a passo explicado
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- 1. Antes de assumir · 3 passos
- 2. Receber documentos e arquivos · 7 passos
- 3. Trocar contabilista e acessos · 4 passos
- 4. Conferir a herança · 6 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Modelos de Documentos
- Protocolo de Entrega Digital
- Prescrição e Decadência Tributária
- Prazo de Guarda de Documentos
- Documentos Pendentes
- Médias de Verbas Variáveis
- Prazos do Funcionário
- Vencimentos de Documentos
- Multas de Obrigações Acessórias
- Conciliação Bancária
- Variações do Balancete
- Calculadora de Férias
- Saldo de Banco de Horas
- Relatório Mensal ao Cliente
- Serviços Extras Não Cobrados
Guias para entender
- O que pedir ao contador anteriorA lista de documentos, arquivos e informações que o novo escritório pede ao contador anterior na troca de contabilidade, por departamento, e o que dá para recuperar sozinho nos sistemas públicos se ele não entregar.
- Transferência de responsabilidade técnicaOs documentos e atos que passam a responsabilidade técnica de um cliente do contador que sai para o que entra: distrato, comunicação de fatos ao novo responsável, termo de entrega de documentos e troca do contabilista nos cadastros.
- Procuração eletrônica da Receita FederalAutorização registrada no sistema da Receita para que outra pessoa acesse os serviços digitais em nome do titular. Hoje se chama autorização de acesso; quem não tem conta gov.br prata ou ouro usa a procuração digital.
- Rescisão do contrato com o clienteComo encerrar o contrato de serviços contábeis, por iniciativa do cliente ou do contador: aviso prévio, distrato obrigatório ou notificação, devolução de documentos, obrigações do período e retirada do contador dos cadastros.
- ECD — Escrituração Contábil DigitalA contabilidade da empresa em arquivo digital do SPED: Livro Diário, razões auxiliares, balancetes e demonstrações, assinados pelo administrador e pelo contador. Prazo: último dia útil de junho.
- ECF — Escrituração Contábil FiscalEscrituração anual do SPED com a apuração do IRPJ e da CSLL, o e-LALUR e o e-LACS e informações econômicas da empresa. Substituiu a DIPJ. Prazo: último dia útil de julho.
- Eventos exclusivos pelo gov.brOs atos que se resolvem só num órgão, sem passar pelos demais — as alterações cadastrais feitas direto na Redesim com login gov.br (telefone, e-mail, nome fantasia, contador, preposto) e os atos que ficam só na junta.
- Procuração eletrônica × senha do clientePor que o escritório deve acessar os sistemas dos clientes com a própria identidade e uma procuração, e não com a senha gov.br, o código ou o certificado do cliente.
- Prescrição e decadência tributáriaDecadência é a perda do direito do fisco de lançar o tributo; prescrição é a perda do direito de cobrá-lo depois de constituído. Os dois prazos são de 5 anos, com regras de início, interrupção e suspensão no CTN.
- Guarda e devolução de documentos do clienteQuem guarda os livros e documentos do cliente, por quanto tempo, em que forma (papel ou digital), como devolver no fim do contrato e por que o contador não pode reter nada para cobrar honorários.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
- Controle de certificados digitais da carteira (vencimento, renovação e guarda)
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