Checklist · Escritório Contábil
Guarda, digitalização e descarte de documentos (prazos por tipo)
Roteiro da política de documentos do escritório e dos clientes: quem guarda o quê, tabela de prazos por tipo com o que estende cada prazo, arquivo físico e digital seguro, digitalização com valor de original, descarte anual com autorização e registro, e devolução ao fim do contrato.
Quando usar: Ao implantar a política e ao receber cliente novo; descarte e revisão da tabela uma vez por ano, em janeiro; devolução no encerramento de cada contrato.
- 5 etapas
- 14 passos
- 14 com o passo a passo explicado
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- 1. Definir a política · 3 passos
- 2. Guardar com segurança · 2 passos
- 3. Digitalizar · 3 passos
- 4. Descartar · 4 passos
- 5. Devolver e guardar o que é do escritório · 2 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
Guias para entender
- Prazos de guarda de documentosPor quanto tempo guardar livros, notas, XML, folha, FGTS, documentos de saúde do trabalhador e atos societários, com a regra da decadência e da prescrição e a digitalização que permite descartar o papel.
- Guarda e devolução de documentos do clienteQuem guarda os livros e documentos do cliente, por quanto tempo, em que forma (papel ou digital), como devolver no fim do contrato e por que o contador não pode reter nada para cobrar honorários.
- PDF/AVersão do PDF padronizada pela norma ISO 19005 para guarda de documentos por longo prazo. É o formato exigido para digitalizar documentos com valor de original e pedido por várias juntas comerciais.
- Prescrição e decadência tributáriaDecadência é a perda do direito do fisco de lançar o tributo; prescrição é a perda do direito de cobrá-lo depois de constituído. Os dois prazos são de 5 anos, com regras de início, interrupção e suspensão no CTN.
- XML do documento fiscalO arquivo eletrônico, no formato XML e assinado digitalmente, que é o próprio documento fiscal (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e). É ele que se guarda, se escritura e se apresenta ao fisco.
- Segurança da informação no escritórioAs medidas que protegem os dados e os acessos do escritório contábil e dos clientes: controle de acesso, certificados digitais, senhas e dois fatores, backup, golpes por e-mail e boleto, ransomware e resposta a incidentes.
- LGPD no escritório contábilComo a LGPD se aplica ao escritório contábil: controlador e operador, bases legais, dados sensíveis da folha, contratos, encarregado, retenção, incidentes em 3 dias úteis e agente de pequeno porte.
- Comunicação ao COAF pelo contadorOs deveres do contador contra a lavagem de dinheiro: cadastro de clientes, comunicação ao COAF em 24 horas de operações suspeitas e em espécie acima de R$ 100 mil e não ocorrência ao CFC até 31/01.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
Ferramentas Inteligentes para Contadores
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