Checklist · Escritório Contábil
Controle de procurações eletrônicas e acessos por órgão (e-CAC, eSocial, FGTS Digital, Simples, Sefaz e prefeituras)
Roteiro para o escritório acessar os sistemas de cada cliente de forma legal, sem senha nem certificado do cliente: matriz de acessos por órgão, autorização de acesso da Receita, procuração do FGTS Digital e do DET, acessos estaduais e municipais, vencimentos, revisão periódica e cancelamento quando o cliente sai.
Quando usar: Na entrada de cada cliente, na revisão trimestral dos acessos, 60 dias antes do vencimento de cada autorização e no encerramento do contrato.
- 4 etapas
- 15 passos
- 15 com o passo a passo explicado
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- 1. Mapear e definir a regra · 2 passos
- 2. Receita Federal (e-CAC, Simples e eSocial) · 4 passos
- 3. FGTS Digital, DET, estado e município · 4 passos
- 4. Controlar, revisar e encerrar · 5 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Guias para entender
- Procuração eletrônica da Receita FederalAutorização registrada no sistema da Receita para que outra pessoa acesse os serviços digitais em nome do titular. Hoje se chama autorização de acesso; quem não tem conta gov.br prata ou ouro usa a procuração digital.
- Procuração eletrônica × senha do clientePor que o escritório deve acessar os sistemas dos clientes com a própria identidade e uma procuração, e não com a senha gov.br, o código ou o certificado do cliente.
- e-CAC — Centro Virtual de Atendimento da Receita FederalPortal da Receita Federal onde pessoas e empresas acessam os serviços digitais com autenticação. Está sendo substituído aos poucos pelo Portal de Serviços da Receita.
- Sistema de Procuração Eletrônica (SPE) do DET e do FGTS DigitalO sistema do governo federal em que o empregador dá procuração eletrônica ao contador ou ao escritório para acessar o FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). A procuração da Receita não vale nesses sistemas.
- DET — Domicílio Eletrônico TrabalhistaCaixa postal oficial da Inspeção do Trabalho com todos os empregadores, inclusive domésticos e empresas sem empregados. A notificação não lida vira ciência no primeiro dia útil após 15 dias.
- SEFAZ — Secretaria da Fazenda estadualÓrgão de cada estado e do DF que administra o ICMS, o IPVA e o ITCMD: dá a inscrição estadual, autoriza as notas fiscais eletrônicas, recebe as declarações estaduais e fiscaliza. Na reforma, participa do Comitê Gestor do IBS.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
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