Checklist · Escritório Contábil
Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
Roteiro para encerrar o contrato com qualquer cliente — que sai, que fecha a empresa ou que o escritório decide deixar: aviso prévio, distrato ou notificação, entrega do que é do período do escritório, devolução de documentos com termo, saída como contabilista, fim das autorizações de acesso e guarda do que precisa ficar.
Quando usar: Ao receber o aviso de rescisão, ao decidir encerrar o contrato ou quando a empresa do cliente for baixada, até o termo de entrega assinado e os acessos encerrados.
- 5 etapas
- 19 passos
- 19 com o passo a passo explicado
O roteiro completo está na sua conta
Crie a conta para ver os 19 passos, com a explicação e a base legal de cada um, marcar o andamento de cada cliente e usar os outros 590 checklists.
- 1. Decidir e formalizar · 4 passos
- 2. Concluir o que é do escritório · 4 passos
- 3. Devolver documentos · 2 passos
- 4. Encerrar cadastros e acessos · 6 passos
- 5. Arquivar e encerrar · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Modelos de Documentos
- Protocolo de Entrega Digital
- Prazo de Guarda de Documentos
- Agenda de Obrigações
- Cobrança de Honorários em Atraso
- Multas de Obrigações Acessórias
- Conciliação Bancária
- Variações do Balancete
- Parcelamento de Débitos
- Serviços Extras Não Cobrados
- Vencimentos de Documentos
- Rentabilidade por Cliente
Guias para entender
- Rescisão do contrato com o clienteComo encerrar o contrato de serviços contábeis, por iniciativa do cliente ou do contador: aviso prévio, distrato obrigatório ou notificação, devolução de documentos, obrigações do período e retirada do contador dos cadastros.
- Guarda e devolução de documentos do clienteQuem guarda os livros e documentos do cliente, por quanto tempo, em que forma (papel ou digital), como devolver no fim do contrato e por que o contador não pode reter nada para cobrar honorários.
- Transferência de responsabilidade técnicaOs documentos e atos que passam a responsabilidade técnica de um cliente do contador que sai para o que entra: distrato, comunicação de fatos ao novo responsável, termo de entrega de documentos e troca do contabilista nos cadastros.
- Procuração eletrônica da Receita FederalAutorização registrada no sistema da Receita para que outra pessoa acesse os serviços digitais em nome do titular. Hoje se chama autorização de acesso; quem não tem conta gov.br prata ou ouro usa a procuração digital.
- Sistema de Procuração Eletrônica (SPE) do DET e do FGTS DigitalO sistema do governo federal em que o empregador dá procuração eletrônica ao contador ou ao escritório para acessar o FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). A procuração da Receita não vale nesses sistemas.
- Prazos de guarda de documentosPor quanto tempo guardar livros, notas, XML, folha, FGTS, documentos de saúde do trabalhador e atos societários, com a regra da decadência e da prescrição e a digitalização que permite descartar o papel.
- LGPD no escritório contábilComo a LGPD se aplica ao escritório contábil: controlador e operador, bases legais, dados sensíveis da folha, contratos, encarregado, retenção, incidentes em 3 dias úteis e agente de pequeno porte.
- O que pedir ao contador anteriorA lista de documentos, arquivos e informações que o novo escritório pede ao contador anterior na troca de contabilidade, por departamento, e o que dá para recuperar sozinho nos sistemas públicos se ele não entregar.
- Eventos exclusivos pelo gov.brOs atos que se resolvem só num órgão, sem passar pelos demais — as alterações cadastrais feitas direto na Redesim com login gov.br (telefone, e-mail, nome fantasia, contador, preposto) e os atos que ficam só na junta.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
- Controle de certificados digitais da carteira (vencimento, renovação e guarda)
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