Checklist · Escritório Contábil
Recebimento e cobrança de documentos do cliente (prazo, protocolo e pendências)
Rotina para o escritório receber do cliente, todo mês, o que precisa para fechar fiscal, folha e contabilidade: lista de documentos por cliente, data-limite antes dos prazos legais, canal único, protocolo de recebimento, conferência, cobrança das pendências com aviso do impacto e registro do que faltou.
Quando usar: Todo mês: lembrete antes da data-limite, conferência no recebimento e cobrança no dia seguinte ao prazo; na entrada do cliente, para combinar a lista e as datas.
- 4 etapas
- 16 passos
- 16 com o passo a passo explicado
O roteiro completo está na sua conta
Crie a conta para ver os 16 passos, com a explicação e a base legal de cada um, marcar o andamento de cada cliente e usar os outros 590 checklists.
- 1. Combinar com o cliente · 5 passos
- 2. Receber e conferir · 4 passos
- 3. Cobrar as pendências · 4 passos
- 4. Guardar e acompanhar · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Documentos Pendentes
- Protocolo de Entrega Digital
- Agenda de Obrigações
- Contador de Prazos em Dias Úteis
- Modelos de Documentos
- Conferidor de XMLs
- Conciliação Bancária
- Multas de Obrigações Acessórias
- Multas e Juros de Tributos em Atraso
- Prazo de Guarda de Documentos
- Custo do Retrabalho
- Serviços Extras Não Cobrados
- Rentabilidade por Cliente
Guias para entender
- Rotina mensal do escritórioA sequência de trabalho que o escritório contábil repete todo mês: receber documentos, fechar a folha, apurar tributos, enviar guias, entregar declarações e fechar a contabilidade, com datas internas antes dos prazos legais.
- Contrato de prestação de serviços contábeisO contrato escrito, obrigatório pela Resolução CFC 1.590/2020, que define os serviços, os honorários, o reajuste, as responsabilidades de cada parte e as regras de saída entre o contador e o cliente.
- XML do documento fiscalO arquivo eletrônico, no formato XML e assinado digitalmente, que é o próprio documento fiscal (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e). É ele que se guarda, se escritura e se apresenta ao fisco.
- Extrato OFXArquivo de extrato bancário em formato padronizado (Open Financial Exchange) que o sistema contábil importa para lançar e conciliar os movimentos da conta sem digitação.
- Multas por atraso na entrega de declaraçõesQuanto custa entregar atrasada cada declaração federal — DCTF, DCTFWeb, PGDAS-D, DEFIS, DASN-SIMEI, ECD, ECF, SPED e IRPF — com percentuais, mínimos, tetos e reduções previstos em lei.
- Prazos de guarda de documentosPor quanto tempo guardar livros, notas, XML, folha, FGTS, documentos de saúde do trabalhador e atos societários, com a regra da decadência e da prescrição e a digitalização que permite descartar o papel.
- Guarda e devolução de documentos do clienteQuem guarda os livros e documentos do cliente, por quanto tempo, em que forma (papel ou digital), como devolver no fim do contrato e por que o contador não pode reter nada para cobrar honorários.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
Ferramentas Inteligentes para Contadores
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