Checklist · Escritório Contábil
Controle de certificados digitais da carteira (vencimento, renovação e guarda)
Roteiro para controlar os certificados digitais do escritório e dos clientes: inventário, onde cada um é indispensável, vencimentos com antecedência, renovação sem parar entregas, guarda segura do A1 e do token, revogação em caso de perda ou saída de pessoa e a transição para o selo eletrônico de pessoa jurídica.
Quando usar: Na implantação do controle, na entrada de cada cliente, todo mês na conferência dos vencimentos dos próximos 60 dias e sempre que um certificado for perdido, trocado ou um colaborador sair.
- 4 etapas
- 13 passos
- 13 com o passo a passo explicado
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- 1. Levantar a carteira de certificados · 3 passos
- 2. Controlar vencimentos e renovar · 3 passos
- 3. Guardar e usar com segurança · 3 passos
- 4. Revogar, substituir e planejar · 4 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Guias para entender
- Certificado digital ICP-BrasilDocumento eletrônico emitido por autoridade certificadora da ICP-Brasil que identifica uma pessoa ou empresa na internet e permite a assinatura eletrônica qualificada, com a mesma validade da assinatura no papel.
- Certificado A1 e A3A1 e A3 são os dois tipos de certificado digital ICP-Brasil mais usados. O A1 é um arquivo instalado no computador e vale 1 ano; o A3 fica em cartão, token ou nuvem e vale de 1 a 5 anos.
- Segurança da informação no escritórioAs medidas que protegem os dados e os acessos do escritório contábil e dos clientes: controle de acesso, certificados digitais, senhas e dois fatores, backup, golpes por e-mail e boleto, ransomware e resposta a incidentes.
- Procuração eletrônica × senha do clientePor que o escritório deve acessar os sistemas dos clientes com a própria identidade e uma procuração, e não com a senha gov.br, o código ou o certificado do cliente.
- Assinatura eletrônica simples, avançada e qualificadaA Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada, conforme o grau de confiança sobre quem assinou. Cada ato exige um nível mínimo.
- e-CPFCertificado digital ICP-Brasil de pessoa física, vinculado ao CPF. Identifica a pessoa em sistemas e faz assinatura eletrônica qualificada em nome dela.
- e-CNPJCertificado digital ICP-Brasil da pessoa jurídica, com uma pessoa física como responsável de uso. Identifica a empresa em sistemas e assina documentos e transmissões em nome dela.
- ITI e a ICP-BrasilO ITI é a autarquia federal que opera a raiz da ICP-Brasil, a cadeia oficial de certificação digital: credencia e fiscaliza as autoridades certificadoras e de registro e mantém o validador oficial de assinaturas eletrônicas.
- Selo eletrônico ICP-BrasilCertificado digital ICP-Brasil exclusivo de pessoa jurídica que garante a origem e a integridade de documentos e transações da empresa, sem valer como assinatura. Criado em 2024 para substituir o e-CNPJ de assinatura até 2029.
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- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
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