Checklist · Escritório Contábil
Onboarding de cliente novo (cadastro, acessos, procurações, calendário e reunião inicial)
Roteiro para colocar um cliente novo em operação no escritório: cadastro, escritório como contabilista no CNPJ, autorizações de acesso nos órgãos, certificado, captura de notas, sistemas parametrizados, calendário de obrigações, fluxo de documentos e reunião inicial.
Quando usar: Logo depois da assinatura do contrato, antes da primeira competência sob responsabilidade do escritório.
- 4 etapas
- 17 passos
- 17 com o passo a passo explicado
O roteiro completo está na sua conta
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- 1. Formalizar a entrada · 3 passos
- 2. Acessos e cadastros nos órgãos · 6 passos
- 3. Configurar a rotina · 5 passos
- 4. Reunião inicial · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Agenda de Obrigações
- Documentos Pendentes
- Vencimentos de Documentos
- Protocolo de Entrega Digital
- Prazo de Guarda de Documentos
- Validador de Cadastros CNPJ
- Conferidor de XMLs
- Conferidor de XML da Reforma
- Incidências por Verba
- Atividades Permitidas no Simples Nacional
- Consulta CFOP, CST e CSOSN
- Contador de Prazos em Dias Úteis
- Modelos de Documentos
- Relatório Mensal ao Cliente
- Rentabilidade por Cliente
Guias para entender
- Onboarding de clienteA entrada organizada de um cliente novo no escritório: cadastro e análise de risco, contrato, acessos aos sistemas, diagnóstico da situação fiscal, documentos do contador anterior e a primeira competência trabalhada.
- Procuração eletrônica da Receita FederalAutorização registrada no sistema da Receita para que outra pessoa acesse os serviços digitais em nome do titular. Hoje se chama autorização de acesso; quem não tem conta gov.br prata ou ouro usa a procuração digital.
- Sistema de Procuração Eletrônica (SPE) do DET e do FGTS DigitalO sistema do governo federal em que o empregador dá procuração eletrônica ao contador ou ao escritório para acessar o FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). A procuração da Receita não vale nesses sistemas.
- Calendário mensal de obrigações e pagamentosOs vencimentos federais e trabalhistas de cada mês — salário, eSocial, EFD-Reinf, FGTS, DAS, DARF da folha, PIS, Cofins, IRPJ, CSLL, DCTFWeb — e as declarações anuais de 2026, com a regra de antecipar ou prorrogar.
- Rotina mensal do escritórioA sequência de trabalho que o escritório contábil repete todo mês: receber documentos, fechar a folha, apurar tributos, enviar guias, entregar declarações e fechar a contabilidade, com datas internas antes dos prazos legais.
- O que pedir ao contador anteriorA lista de documentos, arquivos e informações que o novo escritório pede ao contador anterior na troca de contabilidade, por departamento, e o que dá para recuperar sozinho nos sistemas públicos se ele não entregar.
- Eventos exclusivos pelo gov.brOs atos que se resolvem só num órgão, sem passar pelos demais — as alterações cadastrais feitas direto na Redesim com login gov.br (telefone, e-mail, nome fantasia, contador, preposto) e os atos que ficam só na junta.
- Certificado A1 e A3A1 e A3 são os dois tipos de certificado digital ICP-Brasil mais usados. O A1 é um arquivo instalado no computador e vale 1 ano; o A3 fica em cartão, token ou nuvem e vale de 1 a 5 anos.
- XML do documento fiscalO arquivo eletrônico, no formato XML e assinado digitalmente, que é o próprio documento fiscal (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e). É ele que se guarda, se escritura e se apresenta ao fisco.
- Caixa postal do e-CAC e Domicílio Tributário EletrônicoA caixa postal do e-CAC é onde a Receita entrega intimações, notificações e avisos. Como Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), obrigatório para toda pessoa jurídica desde 2026, a mensagem não lida vira ciência em 15 dias.
- DTE-SN — Domicílio Tributário Eletrônico do Simples NacionalA caixa postal eletrônica do Simples Nacional e do MEI, no Portal do Simples, onde Receita, estados e municípios enviam termos de exclusão, intimações e avisos. A ciência vale como pessoal e se presume feita em 45 dias.
Outros checklists de Escritório Contábil
- Diagnóstico e aceitação de cliente novo
- Proposta comercial e precificação de honorários
- Contrato de prestação de serviços contábeis (Res. CFC 1.590/2020)
- Transferência de contabilidade — entrada (recebendo cliente de outro escritório)
- Transferência de contabilidade — saída (entregando o cliente a outro escritório)
- Offboarding: encerramento do contrato com o cliente (distrato, revogação de acessos e devolução de documentos)
- Carta de responsabilidade da administração (emissão e coleta anual)
- Calendário mensal de obrigações por regime (MEI, Simples, Presumido, Real e doméstico)
- Calendário anual de obrigações e declarações (janeiro a dezembro)
- Controle de certificados digitais da carteira (vencimento, renovação e guarda)
Ferramentas Inteligentes para Contadores
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