Checklist · Contábil
Lançamento de Notas Fiscais de Compras e Serviços Tomados
Roteiro mensal para contabilizar as notas de entrada (NF-e, CT-e e NFS-e): validar o documento, classificar a operação, separar o custo dos tributos recuperáveis, registrar as retenções do serviço tomado e conferir o lançamento com a escrituração fiscal.
Quando usar: Todo mês, depois de receber os XML e documentos de entrada do cliente e antes do fechamento contábil; nas empresas com lançamento diário, a cada lote de notas.
- 4 etapas
- 17 passos
- 17 com o passo a passo explicado
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- 1. Reunir e validar os documentos · 3 passos
- 2. Classificar a operação · 7 passos
- 3. Lançar · 4 passos
- 4. Conferir e fechar · 3 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
- Conferidor de XMLs
- Consulta CFOP, CST e CSOSN
- Retenções na Nota de Serviço
- Documentos Pendentes
- Validador de Cadastros CNPJ
- Crédito de ICMS em Compras do Simples
- ICMS-ST com MVA Ajustada
- Calculadora de DIFAL
- Consulta NCM e TIPI
- Conferidor de XML da Reforma
- Lista de Serviços da LC 116
- Conciliação Bancária
- Prazo de Guarda de Documentos
Guias para entender
- NF-e — Nota Fiscal EletrônicaDocumento fiscal de existência só digital, modelo 55, que registra a circulação de mercadorias entre empresas. Vale depois da autorização de uso da Sefaz e é guardado em XML.
- XML do documento fiscalO arquivo eletrônico, no formato XML e assinado digitalmente, que é o próprio documento fiscal (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e). É ele que se guarda, se escritura e se apresenta ao fisco.
- Chave de acessoCódigo que identifica de forma única cada documento fiscal eletrônico. Na NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e tem 44 posições; na NFS-e de padrão nacional, 50 dígitos. É por ela que se consulta e se referencia a nota.
- Situação cadastral do CNPJ: ativa, suspensa, inapta, baixada e nulaAs cinco situações em que a Receita enquadra um CNPJ: ativa, suspensa, inapta, baixada e nula. Cada uma tem causa, efeito e caminho de regularização próprios, e suspensa, inapta e baixada bloqueiam nota fiscal e banco.
- CFOP — Código Fiscal de Operações e PrestaçõesCódigo de 4 dígitos que identifica a natureza de cada operação ou prestação no documento fiscal (venda, compra, devolução, remessa, transferência) e se ela é interna, interestadual ou com o exterior.
- Crédito de ICMSValor do ICMS cobrado nas compras que o contribuinte do regime normal abate do ICMS das suas vendas. Garante a não cumulatividade, mas tem vedações, estornos e prazo de 5 anos.
- Retenções na nota de serviço: o mapa completoQuais tributos o tomador desconta da nota de serviço e recolhe em nome do prestador (IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS), com alíquotas, quem retém, quem sofre, prazos e onde informar.
- EFD ICMS/IPIEscrituração fiscal mensal do SPED que substitui os livros de entradas, saídas, apuração do ICMS e do IPI, inventário e controle da produção. Entregue à SEFAZ e à Receita Federal.
- ICMS por substituição tributária (ICMS-ST)Regime em que um contribuinte da cadeia, em geral o fabricante ou importador, recolhe antecipadamente o ICMS das etapas seguintes até o consumidor final, sobre uma base presumida com MVA ou pauta.
- DIFAL — Diferencial de alíquota do ICMSParcela do ICMS devida ao estado de destino nas operações interestaduais com consumidor final, igual à diferença entre a alíquota interna do destino e a alíquota interestadual.
- Créditos de PIS e Cofins no regime não cumulativoValores que a empresa do regime não cumulativo desconta do PIS e da Cofins devidos, calculados sobre compras, insumos, aluguéis, energia, depreciação e outros itens listados em lei, às alíquotas de 1,65% e 7,6%.
- 2026: o ano de teste da CBS e do IBSEm 2026 a CBS (0,9%) e o IBS (0,1%) são destacados nos documentos fiscais, mas quem cumpre as obrigações acessórias fica dispensado de recolher; PIS e Cofins continuam integrais.
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