Checklist · Contábil
Escrituração do livro caixa (Simples Nacional e Lucro Presumido)
Roteiro para manter o livro caixa que o Simples e o Presumido exigem, com toda a movimentação financeira e bancária, saldos batendo com os extratos, sem caixa negativo e com o que ele não resolve: o livro caixa atende à exigência fiscal mínima, mas não substitui a escrituração contábil que o Código Civil exige.
Quando usar: Todo mês, depois de receber os extratos e os documentos do cliente, e no fechamento do ano, antes da DEFIS ou da ECF.
- 4 etapas
- 13 passos
- 13 com o passo a passo explicado
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- 1. Definir o papel do livro caixa · 2 passos
- 2. Abrir o livro · 2 passos
- 3. Escriturar o mês · 5 passos
- 4. Usar no fechamento e guardar · 4 passos
Ferramentas e guias deste checklist
O que ajuda a fazer e a entender cada parte do roteiro.
Ferramentas
Guias para entender
- Livro caixaRegistro cronológico de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, em caixa e em bancos. Exigido das empresas do Simples Nacional e aceito no Lucro Presumido para fins fiscais, mas não substitui a contabilidade.
- Obrigatoriedade da escrituração contábilQuem precisa manter contabilidade completa, com livro diário e balanço anual, e quem pode usar só o livro caixa. A obrigação vem do Código Civil e das leis tributárias, e o Simples Nacional não a elimina.
- Omissão de receita e cruzamentos da ReceitaReceita que a empresa obteve e não declarou. A lei presume omissão em situações como depósitos sem origem, saldo credor de caixa e passivo fictício, e a Receita a encontra cruzando notas, cartões, bancos e declarações.
- Distribuição de lucrosPagamento aos sócios de parte do lucro apurado pela empresa, como retorno do capital investido. Depende de lucro real e escriturado, segue o contrato social e, a partir de 2026, tem retenção de 10% acima de R$ 50 mil por mês.
- Conciliação bancáriaA conferência entre o saldo de cada conta bancária na contabilidade e o saldo do extrato do banco na mesma data, explicando e regularizando cada diferença.
- Exclusão do Simples NacionalA saída da empresa do Simples Nacional, por opção, por comunicação obrigatória (vedação ou excesso de receita) ou de ofício pelo fisco, com datas de efeito diferentes em cada caso.
- Estoques: avaliação e inventárioBens mantidos para venda, em produção ou para consumo na produção. São avaliados pelo custo ou pelo valor realizável líquido, dos dois o menor, e levantados em inventário ao fim de cada período.
- DEFISDeclaração anual das empresas do Simples Nacional, com informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior, como lucros distribuídos, sócios e estoques. Prazo: 31 de março.
- ECF — Escrituração Contábil FiscalEscrituração anual do SPED com a apuração do IRPJ e da CSLL, o e-LALUR e o e-LACS e informações econômicas da empresa. Substituiu a DIPJ. Prazo: último dia útil de julho.
- Prazos de guarda de documentosPor quanto tempo guardar livros, notas, XML, folha, FGTS, documentos de saúde do trabalhador e atos societários, com a regra da decadência e da prescrição e a digitalização que permite descartar o papel.
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